Sådan laver du en miljøpolitik!

Hvad er en miljøpolitik?

En miljøpolitik er et dokument, der beskriver virksomhedens ambitioner, problemområder og fokusområder indenfor miljø.

Det kan enten være et selvstændigt dokument eller en del af virksomhedens samlede politikker. I nogle tilfælde er det obligatorisk for virksomheden af have en miljøpolitik - hvis man fx har en ISO 14001 miljøcertificering, eller man er blandt de største danske virksomheder, og dermed skal have en miljøpolitik (med mindre man kan forklare hvorfor man ikke har brug for en - se Årsregnskabsloven §99a).

Hvorfor skal man have en miljøpolitik?

Ved at udvikle en miljøpolitik kan man opnå en række fordele, som fx

• At opfylde krav fra kunderne om at have bedre styr på miljøpåvirkningen. Dette kan fx være krav om underskrivelse af et leverandørkodeks (Supplier Code of Conduct) fra kunden.

• At opfylde krav fra ejerne. Dette gælder specielt for virksomheder, der har institutionelle investorer i ejerkredsen, da disse af erfaring ved, at et stort fokus på samfundsansvar (herunder miljø) giver et højere finansielt afkast.

• At minimere risikoen for at havne i dårlig presseomtale (shitstorm) på grund af fx et miljøudslip.

• At reducere omkostningerne til fx råstoffer, energi, spild, bøder, forsikringer og affaldshåndtering.

• At leve op til lovgivningskrav på miljøområdet, samt at leve op til krav om i det hele taget at have en miljøpolitik (fx Årsregnskabslovens §99a).

• At sikre et klart mål for virksomheden, som er nemt at kommunikere internt blandt medarbejderne. Dette skaber motivation og energi, som skal bruges i de planlagte forbedringer (som jo også er en del af politikken).

• At få et bedre overblik over processer og roller i miljøarbejdet, hvilket gør virksomheden mere professionel og struktureret.

• At give ammunition til markedsføring og branding af virksomheden som en miljøbevidst organisation.

Hvordan laver man en miljøpolitik?

Sørg altid for at have topledelsen med i udviklingen af miljøpolitikken. Da miljøindsatsen omfatter de fleste afdelinger, er det der den skal forankres. En topledelse vil nikke anerkendende, hvis du nævner ord som omkostningsminimering, risikostyring og brandingeffekt.

Inden du skriver jeres nye miljøpolitik, så skal du undersøge jeres indflydelse på miljøet, som det ser ud lige nu. Du skal også kortlægge hvilke risici du ser, for at I kan komme til at påvirke miljøet negativt. Dette gælder både for jeres virksomhed og for hele jeres værdikæde - altså både i den ene ende for leverandørerne og deres leverandører, og i den anden ende for jeres direkte kunder og slutbrugerne. Se desuden efter eksisterende procedurer, mål, løfter, processer, systemer og strategier, som I allerede måtte have på miljøområdet.

Det vil oftest også give mening at skele til konkurrenterne. Har de en miljøpolitik? Og hvad indeholder den? Man skal ikke kopiere, men man har lov at blive inspireret. Det kan man også fra andre virksomheder, som ikke nødvendigvis er konkurrenter. Find nogle af de bedste virksomheder i verden indenfor din branche (bredt set), og lad dig inspirere af deres miljøpolitik. Du skal lave en politik til netop DIN virksomhed, men der er jo ingen grund til at opfinde den dybe tallerken.

Se også på jeres vigtigste kunder. Har de en miljøpolitik? Og kunne det tænkes, at de snart ville begynde at kræve noget at det samme fra jer?

Undersøg om I har underskrevet nogle etiske kodeks (Codes of Conduct) via fx brancheorganisationer eller charters, som dækker miljøområdet. I så fald skal disse krav jo med i din miljøpolitik.

Når du sætter ord på jeres ambitioner for miljøområdet er det en balance på en knivsæg. Lover du for meget, bliver du utroværdig og bliver beskyldt for greenwashing. Lover du for lidt bliver du kaldt uambitiøs og ligeglad med miljøet. Se miljøpolitikken som et elastik du skal spænde ud mellem din nuværende situation og dit miljømål - og hold så elastikken tilpas stram hele tiden.

Og det leder til næste punkt - opdateringer. Det er vigtigt, at du opdaterer politikken når der sker ændringer i din påvirkning af miljøet. Og mindst en gang om året - så det ikke bliver glemt. Og som beslutningsgrundlag bør du gennemføre et årligt review, så din viden om fx jeres indflydelse på miljøet er opdateret.

Husk til sidst på, at politikken skal bruges som et redskab til kommunikation. Den skal derfor være forholdsvis let at læse, ikke for lang (1-2 A4 sider), samt renset for hemmeligheder og politisk farlige statements, så den kan læses af alle.

Hvad skal den indeholde?

Der er mange måder at bygge en miljøpolitik op på. Prøv at google og du vil finde et utal af mulige opsætninger. Jeg foretrækker at have følgende afsnit:

• indledning med forklaring på hvorfor miljøområdet er så vigtigt, en forbindelse til virksomhedens vision eller mission, samt en række commitments til hvad virksomheden helt overordnet vil gøre indenfor miljøområdet

• beskrivelse af “systemet” med information om

  • scope (dvs. hvilke organisatoriske enheder der er omfattet af politikken)

  • hvilken enhed/niveau der er ansvarlig for politikken og implementeringen

  • hvor ofte og hvem der opdaterer den

  • hvad man gør ved overtrædelse af politikken

  • hvordan der rapporteres om fremskridt på miljøområdet

• virksomhedens overordnede commitments på miljøområdet, som fx kunne være

  • at politikken bliver integreret i alle relevante strategier, politikker og den daglige drift

  • at alle ansatte vil blive uddannet i politikken

  • at virksomheden vil holde sig løbende orienteret om påvirkningen på miljøet

  • at vi vil sætte mål og hele tiden blive bedre

  • at vi åbent og ærligt vil rapportere om vores fremskridt (og uheld)

  • at vi vil overholde alle lovkrav på miljøområdet

  • at vi vil implementere politikken i hele vores værdikæde (altså også fx hos leverandørerne)

  • at vi vil påvirke miljøområdet via involvering i organisationer og tænketanke

• de konkrete fokusområder vi vil arbejde med og en overordnet beskrivelse af ambitionsniveauet (uden nødvendigvis at sætte tal på). Det er områder der kommer ud af den analyse du lavede tidligere. Det kunne være områder som

  • energioptimering (energireduktion samt overgang til vedvarende energi)

  • vandforbrug

  • transport

  • ressourcer (fx emballage, spild, genbrug)

  • kemi

  • cirkulær økonomi

  • produktudvikling

  • klimapåvirkning (denne kan have sin helt egen politik - hvilket delvist er krævet i Årsregnskabslovens §99a)

  • affaldshåndtering

  • forurening (røg, støj, udledninger, lyd, vibrationer)

  • biodiversitet (dvs. påvirkning af dyre- og plantearter)

• og endelig dato og underskrift af den relevante ledelsesfunktion (ofte bestyrelsesformand eller CEO)

Hvordan bliver den så implementeret?

Når du har skrevet din miljøpolitik skal den foldes ud i dagligdagen. Du skal med andre ord til at leve op til dine løfter og ambitioner.

Først sættes en række mål (KPIer - key performance indicators) op for dine fokusområder. Første år er det typisk blot en baseline, dvs. en måling af hvor I er lige nu. Andet år kan du lave en bottom-up øvelse - dvs. lade de enkelte afdelinger af virksomheden komme med et måltal, og så blot summe op for hele virksomheden. Senere kan du være hård og lave et top-down mål, hvor du selv sætter et mål for virksomheden og derefter deler målene ud til de enkelte afdelinger. Dette sikrer at du ikke overrumpler dine kolleger og at du får deres opbakning.

Dernæst skal du selvfølgelig sikre dig, at du rent praktisk er i stand til at måle på disse områder.

Man vil ofte starte med at lave procedurer for miljøstyring, og uddanne sine kolleger. Sørg for at involvere så mange kolleger som muligt, da det giver et bredere ejerskab og samler nyttig viden ind.

Nogle virksomheder vælger at lave et decideret miljøstyringssystem (EMS - environmental management system). Et eksempel på dette er ISO 14001, hvor man bliver eksternt blåstemplet.

Et centralt område de fleste starter med er at få styr på leverandørernes miljøpåvirkning. Dette gøres ved at implementere et leverandørstyringssystem med fx risikovurdering, leverandørkodeks, selvevalueringer og audits.

Endelig skal de nye tiltag på miljøområdet være med i virksomhedens eksterne kommunikation, herunder rapportering (fx FNs Global Compact eller årsrapport for Årsregnskabslovens §99a).

Med disse tiltag er du godt kørende, og vil løbende blive skarpere på miljøområdet, så du hele tiden kan skære på dine omkostninger, holde din risiko nede samt bruge dine fremskridt i branding og forretningsudvikling.

Om forfatteren:

Dennis Friis Thaagaard (cand.merc. og MBA) er CEO for Sustainor, der hjælper virksomheder med at arbejde struktureret med CSR, bæredygtighed og samfundsansvar. Fokus er på den økonomiske bundlinje, og man vil typisk kunne minimere sine omkostninger og risici, samt bruge samfundsansvar til at differentiere sig med på markedet, og dermed danne grundlag for en forretningsudvikling. Nogle af specialeområderne er leverandørstyring og compliance med Årsregnskabslovens §99 (som gælder for de ca. 1.300 største danske virksomheder).

Læse mere her: www.sustainor.dk