Hvis dine CSR processer kræver al din energi, så sæt strøm til dem…

Der er ingen tvivl om, at CSR er kommet for at blive. Hvor det for blot få år siden var nogle relativt få – typisk meget store - virksomheder der var pionerer inden for dette område, er CSR nu på agendaen hos mange virksomheder på tværs af brancher og størrelser. Der tales om bæredygtighed, forretningsdrevet samfundsansvar, og hvordan man skaber vækst med grøn innovation.

For nylig gennemførte Deloitte en undersøgelse af danske virksomheders CSR-anvendelse. Undersøgelsen viste, at de virksomheder der får mest ud af deres CSR-indsats, er kendetegnet ved at topledelsen er engageret i CSR, at CSR er forankret i den overordnede forretningsstrategi samt sidst men ikke mindst at der er udarbejdet konkrete mål og handlingsplaner for hvordan CSR skal implementeres og håndteres i dagligdagen.

Lidt overraskende fremgik det imidlertid at hele 40 procent af virksomhederne ikke aner, hvordan deres arbejde med CSR påvirker virksomhedens bundlinje, og at kun de færreste danske virksomheder arbejder systematisk med måling og opfølgning på nøgletal for at styre deres CSR-performance.

Umuligt at styre uden måling
“If you can’t measure it, you can’t manage it.”

Ordene kommer fra The Grand Old Man of Management, den nu afdøde Peter F. Drucker, og dette universelle ledelsesparadigme gælder tydeligvis også inden for CSR – ”hvad du ikke kan måle, kan du ikke styre.”

De ikke-finansielle tal i CSR giver nemlig nogle særlige udfordringer, som virksomhedernes eksisterende systemer til økonomistyring og business intelligence normalt ikke uden videre er gearet til at håndtere. I modsætning til traditionel finansiel performance, opgøres CSR-performance ofte i lige så høj grad gennem kvalitative beskrivelser og vurderinger af CSR-indsatser og resultater som af kvantitative nøgletal.

CSR er ikke kun tørre tal - det er også storytelling
Da Foreningen af Statsautoriserede Revisorer uddelte priserne for Danmarks bedste CSR rapportering, udtalte Lars Rohde, administrerende direktør for landets største investor ATP:

”Vi vil hellere have relevante, kvalitative beskrivelser af CSR, politikker og tiltag, processer og resultater, som er centrale for selskabet… end irrelevante standardiserede, kvantitative og direkte sammenlignelige tal, der ikke fortæller noget om de risici og muligheder foranlediget af CSR-forhold, et selskab forsøger at håndtere.”

Med andre ord er det nødvendigt, at der i beskrivelsen af virksomhedens CSR-performance indgår kvalitative vurderinger, som i samspil med det kvantitative datagrundlag giver ledelsen de nødvendige informationer til at måle og følge udviklingen inden for CSR og rapportere om virksomhedens CSR- performance. Det er derfor vigtigt, at det er muligt at supplere tallene med kommentarer, analyser og vurderinger. CSR-rapportering handler om lige dele kvantitet og kvalitet.

Ansvaret for CSR er ofte organiseret som en silo i forhold til virksomhedens øvrige forretningsledelse, med manglende eller utilstrækkelig integration til beslutningsprocessen. Der fokuseres på rapportering frem for ledelsesinformation og operationel understøttelse. Brugen af IT til understøttelse af CSR er ofte begrænset, eller i bedste fald håndteres de forskellige CSR-aktiviteter i en række specialsystemer, der ofte ikke er integreret. I stedet bruges mennesker som middleware til at registrere, udtrække, distribuere og behandle data. Det betyder, at
 

• Data ofte skabes og bruges af mange forskellige personer
• Data ofte er ustrukturerede og skal indsamles manuelt
• Data ofte findes i en række forskellige systemer som ikke er integreret (EHS, HR, ERP osv.)

Det skaber samtidig en anden stor udfordring for den centrale CSR-afdeling – nemlig konsolidering. At lave en konsolideret CSR-rapport, som udtrykker virksomhedens samlede CSR-performance er komplekst og tidskrævende. Dertil kommer, at de lokale enheder fortsat skal kunne opgøre CSR i overensstemmelse med national lovgivning eller regionale opgørelsesmetoder og enheder.

Spild af tid og tab af data
For overhovedet at kunne håndtere opgaven med at indsamle og behandle de mange ustrukturerede data, er det meget almindeligt, at virksomhederne bruger en kombination af regneark, tekstdokumenter og e-mails som sendes frem og tilbage mellem de enkelte lokale enheder og den centrale CSR-afdeling. Det er vores erfaring, at denne praksis ikke er hensigtsmæssig, fordi den kræver meget manuelt arbejde og dermed betyder lang lead-time fra indberetning til rapport. De mange e-mails med vedhæftede dokumenter er ofte besværlige at håndtere og ikke særligt nemme at søge i efterfølgende. Ofte bliver data overført fra regneark til regneark og undervejs aggregeret, kalkuleret, formateret og sorteret igen og igen. Hver eneste gang med risiko for tastefejl, formelfejl osv. Dette medfører et behov for øget kvalitetssikring og kontrol. Den høje grad af manuelle arbejdsgange stiller øgede krav til dokumentation, og gør virksomheden mere følsom over for tab af data ved personaleudskiftning. Samtidig møder virksomheden andre, velkendte problemstillinger med analyse og rapportering. Det er eksempelvis stramme deadlines til de lokale dataleverandører, uklare forretningsgange, inkonsistente data, forskellige formater, forskellige beregningsfaktorer og regneenheder eller tal, der udelades fordi de ikke findes i systemerne.

Som konsekvens heraf bruger den centrale CSR-afdeling mere tid på ikke-værdiskabende aktiviteter som koordinering, opfølgning, beregning og kontrol end på analyse og planlægning af forbedringer af virksomhedens CSR-indsats.

Derfor oplever mange virksomheder, at det er dyrt, tidskrævende og besværligt at håndtere virksomhedens CSR-data (dataindsamling, kontrol, analyse og rapportering).

Noget må gøres
Det er oplagt at der må gøres noget, og en bedre IT-understøttelse af CSR er helt oplagt for at imødekomme ovennævnte udfordringer.

Skal virksomhederne have mere ud af deres CSR-indsats fordrer det, at den daglige håndtering af CSR ses som en samlet og integreret del af virksomhedens performance management processer. Kollektiv information, processer, kontroller og systemer bør geares og udnyttes, for parallelt at understøtte en effektiv beslutningsproces og samtidig skabe væsentlige effektiviseringsgevinster og omkostningsreduktioner.

CSR kan ikke stå alene, men bør konsekvent ses som en del af de strategiske målsætninger for virksomheden. En integreret CSR løsning samler de traditionelle siloer på tværs af datastrukturer, uensartede data og inertien i funktionelle siloer, og virksomhederne vil kunne opnå fordele de ikke har i dag:
 

• Bedre ledelsesinformation, analysemulighed og feed-back til de forskellige forretningsenheder
• Bedre integration med forretningsdata
• Kortere reaktionstid og hurtigere rapportering
• Lavere tidsforbrug til indsamling og behandling af data

Der findes en række løsninger på markedet, som indeholder funktionalitet til IT understøttelse af CSR indsatsen. Eksempelvis har de større ERP-suiter typisk løsninger der kan understøtte alle aspekter af CSR, herunder understøttelse af virksomhedernes efterlevelse af forskellige standarder eks. UNGC, GRI, ISO26000 osv. Desuden findes en række specialiserede best-of-breed løsninger.

Men i virkeligheden vil virksomhederne ofte sagtens kunne samle og integrere CSR i den øvrige virksomhedsdrift ved hjælp af de IT-løsninger de allerede har investeret i. Ofte har virksomheder nemlig allerede IT-teknologien på plads, men kender ikke mulighederne, eller har måske aldrig haft optimering af CSR-processer på agendaen, og går derved glip af de ønskede effekter.

Kort sagt: ”Sæt strøm til CSR processerne, så får du mere CSR pr. kilojoule”.