Rapportering: Man skal vælge og tage styringen

Fra 2018 skal den sidste gruppe af virksomheder omfattet af regnskabslovens paragraf 99A begynde at rapportere ud fra denne. Det er langt fra alle, der har prøvet det eller noget tilsvarende før, så man kan i øjeblikket nok finde et par rynkede pander eller to ude hos dem.

Det har rådgivnings- og revisionsvirksomheden EY også fornemmet, så de bød d. 16. marts 2018 til morgenmøde om netop rapportering i forhold til §99A. En del store og garvede sad i den fyldte mødesal, men også mindre virksomheder, ingen eller meget begrænset rapportering af samfundsansvar. For er man ikke i gang endnu, er det nok ved at være på tide.

”Man kan ikke rigtige rapportere på bagkanten længere, det er et vigtigt skift. Med 99A-rapportering skal man have de rigtige data og informationer for at leve op til kravene. Og det er bestemt ikke sjovt at skulle rapportere, hvis man ikke har det nødvendige materiale til rådighed,” sagde Carina Ohm. 

EY vil naturligvis gerne hjælpe. De har en model, man kan tage udgangspunkt i (se figuren) og selvfølgelig nogle ydelser man kan købe. Men de har også nogle gode råd, som de gerne ville dele bredt ud af.

Ifølge EY er det vigtigste således, at man som virksomhedsledelse beslutter sig for, hvor i feltet man vil ligge. Er ens ambition blot at leve op til lovkravet med et minimum af indsats og besvær eller vil man helt op i fortroppen og vise at man har styr på den og dens dagsordener?

”Alle aktiviteterne i rapporteringsarbejdet kan jo gøres i stor eller lille skala. Man skal bare sørge for at det matcher og hænger sammen,” sagde Carina Ohm, som leder Climate Change and Sustainability Services hos EY i Danmark.

For det andet at man ikke behøver at fortælle lige meget og lige grundigt om alle emner. Nogle emner kan man nøjes med kort at redegøre for, mens man så bruger sin fortælleplads til udvalgte områder. I den forbindelse er det også værd at huske, at hvis man har etableret indikatorer for fremskridt og målopfyldelse, betyder det ofte, at man kan spare rigtig meget tekst – fordi data med en lille forklaring tit siger mere end 300 ord.

Der skal rapporteres for hele virksomheden
Hvad nu hvis ens arbejde med CSR ikke er rullet helt ud i alle dele af ens virksomhed? Hvad gør man så? Sådan lød et spørgsmål ved arrangementet.

Svaret er, som det altid er med CSR og rapportering: Hvis der er noget, skal man sige det. Oven i købet tydeligt.

Lovgivningen er helt klar på det punkt, man skal rapportere på samfundsansvar med samme afgrænsninger som man rapporterer på finans. Så hvis det økonomiske regnskab dækker alle dele af virksomheden, så skal 99A-rapportering også gøre det.

”Man skal jo starte et sted, det er klart, men man skal være helt transparent om, hvad rapporteringen så dækker over. Og målet er alle forretningsmæssige aktiviteter, så man skal også finde ud af, hvordan man vil nå hent til at kunne det,” forklarede Carina Ohm.

Gode råd fra Toms og Pandora
Det er så det, man SKAL. Men hvordan kan man få skabt noget værdi ud af den proces, så det ikke bare bliver en pligt der tager masser af tid?

Det havde de arbejdet lidt med hos Toms, som først for nylig er begyndt at arbejde strategisk med CSR-feltet. Og hos Pandora, som har været i gang i lidt længere tid. De to virksomheder havde nogle erfaringer og gode råd med fra deres arbejde:

• Lovgivningen er en god løftestang og ramme for arbejdet. Andre rapporteringsværktøjer kan også fungere som en god, overordnet tjekliste.
• Gå praktisk til værks og hold fast i at det er dig og jer der bestemmer, hvordan I vil gøre det. 
• I arbejdet med væsentlighedsanalyse byggede Toms Gruppen en risikovurdering ind. Det arbejde har ifølge Lea Sørensen Holm, CSR Manager i Toms Gruppen, allerede tjent sig selv hjem flere gange, f.eks. ved at man kunne være på forkant med leverandørkrav.
• Man kan skille sin rapporteringspligt fra sin fortælling, og på den måde målrette begge dele. I Pandora placerer de således den lovpligtige redegørelse i den finansielle årsrapport, og udgiver en mere fortællende CSR-rapport senere på året.
• Vælger man at compliance er ens ambitionsniveau, skal man huske på at forventningerne til compliance ikke er konstant.  Lea Sørensen Holm beskrev det som at gå opad en rulletrappe der kører nedad.
• Hos Pandora arbejder man med at levere kontekst til data. Hvorfor stiger energiforbruget hele tiden, hvis man arbejder på at reducerer det? Hvorfor er genbrugt guld og sølv ikke billigere end nyt? Den slags kræver forklaring, men skaber også bedre forståelse for virksomhedens forretningsmodel både internt og eksternt. Det forklarede Trine Pondal fra Group Ethics i Pandora.
• Tænk godt over hvilke og hvor mange performance-indikatorer i vælger at rapportere på. Man kan godt blive fristet til at etablere for mange i starten, men hver af dem kræver arbejde f.eks. i form af indsamling af data, og det er ikke altid udbyttet står mål med indsatsen.