06.08.2020  |  Supply chain

Ansvarligt indkøb af håndgranater og kampvogne

Etableringen af et solidt system for ansvarlige indkøb i Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse har krævet hensyn til de særlige vilkår, man arbejder under her: De er en del af staten, og de har leverandører, andre nok ville have valgt fra på forhånd.

Hvis man fik lov til at kigge ind i Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelses (FMI) indkøbssystem, ville man finde alt fra printerpapir og kontorinventar over heste og benzin til våben, kampvogne og fly. Også spidsen af en jetjager – som i øvrigt koster i omegnen af 12.000 kr.

I februar 2020 godkendte forsvarsministeriets departement efter et langt forarbejde den endelige udgave af det, FMI kalder ”CSR-modellen”, som svarer til det andre virksomheder kalder et program for ansvarlige indkøb. (Se faktaboks).

CSR-modellens elementer

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelses CSR-model består af fire grundelementer, som inden længe vil være at finde på FMI’s hjemmeside, sammen med yderligere information til leverandører og andre særligt interesserede.

  • CSR-politikken – som beskriver FMI’s tilgang til CSR
  • CSR-bilaget – som er et kontraktbilag, der definerer FMI’s CSR-krav og forventninger til leverandøren.
  • CSR-underbilaget – som hører til CSR-bilaget og som beskriver kravene i opfølgningsregimerne med både self-assessments, audits og dialog. Det har leverandøren forpligtet sig til at deltage i som en del af kontrakten.
  • CSR-egen-erklæringen – som tilkendegiver de minimumskrav en tilbudsgiver til FMI skal kunne erklære sig i stand til at overholde, inden de afsender deres tilbud. Kan de ikke det, vil de blive diskvalificerede på denne baggrund alene. Kravene bygger i vid udstrækning på OECD’s retningslinjer for multinationale selskaber og FN’s retningslinjer for menneskerettigheder og erhverv.

CSR-modellen er baseret på fuldt kædeansvar og forpligter dermed leverandører i forhold til sine underleverandører.

Den væsentligste forandring i forhold til det tidligere system, for man har i FMI haft et CSR-bilag siden 2012, er, at man nu har etableret et struktureret opfølgningsregime og en risikobaseret tilgang med klare kriterier. Man har således tre risikoniveauer og tre opfølgningsregimer tilpasset hver af disse.

”Det gør os i stand til at udvise rettidig omhu, fordi vores model nu er indbygget som en del af både udbudsmaterialet og vores kontrakter. Nu har vi sikret os mulighed for at bede vores leverandører om at udføre en selv-evaluering, ligesom vi er berettiget til efterfølgende at gennemføre audits i hele leverandørkæden,” forklarer Anne-Sophie Stokbro, som er CSR-chef i FMI. Og måske den eneste CSR-chef i Danmark som har et gevær hængende på væggen i det storrumskontor, hun sidder i.

Inden for rammerne af udbudsloven
Det kan måske lyde som en lille smule hverdagskost, hvis man arbejder med indkøb i en privat virksomhed, men det er et stort skridt for en offentlig indkøber, hvor alt skal ske i overensstemmelse med udbudsloven. I den seneste udgave af den er der indtænkt muligheder for at arbejde med og stille krav til især miljøforhold, men den konkrete udførelse og design af processer hertil er ikke anvist.

Til gengæld betyder lovens bestemmelser, at der er ting, man som offentlig indkøber ikke har mulighed for at stille krav om, og processer, som skal designes lidt anderledes.

Læs også: Nu får hele EU due diligence-lovgivning

”Vi kan f.eks. ikke lave due diligence og risikoanalyser på tilbudsgiverne individuelt i udbudsfasen, det er først en mulighed efter kontrakten er underskrevet og tildelt. Først da kan vi analysere den vindende leverandørs konkrete CSR-risikoprofil. Vi kan heller ikke udelukke en tilbudsgiver eller opsige en eksisterende kontrakt, med andre begrundelser end dem, udbudsloven definerer som ”lovligt gyldige grunde”, som kan være forhold såsom forudgående domme eller at virksomheden optræder på en sanktionsliste, som Danmark har tiltrådt, eller lignende,” forklarer Anne-Sophie Stokbro.

I det hele taget er der mange forhold, der er lidt anderledes, når man er FMI. Man er synlig. Man køber militært udstyr. Man er staten.

Der vil altid være sager
For det første er de statens største indkøbsorganisation med et årligt budget på ca. 11 milliarder kroner. Det betyder, at man er meget synlig og får meget opmærksomhed – og den kan ikke undgås.

”Der er meget få af samfundsdebattens varme emner, som ikke kan blive til et CSR-spørgsmål, og forsvaret er jo ikke en ø. Hvis der er komponenter i private mobiltelefoner fra en producent, man er usikker på, så findes de samme komponenter i forsvarets telefoner. Og fordi vi i FMI dækker så mange produktkategorier, vil vi potentielt kunne være en del af mange sager,” fortæller Anne-Sophie Stokbro.

”Oven i det skal man huske, at CSR ikke er en knap man kan trykke på, som fikser alt. Det handler om rettidig omhu, om at have klare linjer for samarbejdet med leverandøren, så man kan følge op. Men det handler også om ikke lidt naivt at tro, at den slags sager ikke vil opstå – uanset hvor god ens CSR-model er. Med vores risikobaserede tilgang til CSR er vi bedre rustet til på forhånd at vide, hvor hullerne i osten er,” fortsætter hun.

Det kan f.eks. være, at FMI meget tidligt i processen kan kortlægge, hvor en leverandør potentielt kan forårsage negative indvirkninger på menneskerettighederne. At danne sig det overblik tidligt betyder, at de kan indgå i dialog med leverandøren om at få rettet op på situationen, inden det bliver til et reelt problem.

”På den baggrund er vi bedst muligt forberedt hvis der kommer en sag og vi ved, hvordan vi skal forholde os til den. Men sagerne vil fortsat opstå,” fortsætter hun. 

Oven i dette kommer, at FMI som en del af staten har et skærpet ansvar i forhold til menneskerettighederne. Hvor virksomheder ifølge FN og OECD’s retningslinjer skal sikre sig, at de ikke påvirker rettighederne negativt, skal stater – og dermed også FMI – bidrage til at beskytte menneskerettighederne.

”FMI’s opgave er ikke at have en idealistisk tilgang til CSR eller at udbrede menneskerettighederne i forbindelse med vores anskaffelser af materiel. Men vi skal respektere dem og beskytte dem – og vi er meget bevidste om vores skærpede ansvar i vores arbejde med CSR,” siger Anne-Sophie Stokbro.

Vi har høj-risiko leverandører
Et andet af FMI’s særlige vilkår er, at de ikke kan undgå at have samarbejde med høj-risikable leverandører.

Det kan være fordi sikkerheden for forsvarets ansatte, herunder især soldaternes, altid trumfer andre forhold, og en leverandørs overholdelse af kvalitetskravene vil derfor altid stå højere prioriteret end CSR-kravene – også selvom de f.eks. hører hjemme i en region, som hos FMI er defineret som havende høj risiko for brud på menneskerettighederne. Det kan også være af sikkerhedspolitiske årsager, eller fordi der kun er én leverandør på markedet, som er i stand til at opfylde forsvarets behov.

Det betyder, at FMI kan risikere at blive linket til negative indvirkninger på menneskerettighederne, og det skal deres CSR-model kunne håndtere.

”Et af de interessante områder ved CSR i FMI er, at vi kun kan vælge leverandøren fra, hvis der er en lovlig gyldig grund, som f.eks. domme eller internationale sanktioner. Vi er derfor nødt til at kunne håndtere sådanne situationer og samarbejdsrelationer,” siger Anne-Sophie Stokbro.

”Det er jeg faktisk meget stolt af, at vi kan, fordi det betyder, at vi i samarbejde med vores leverandører, har mulighed for at påvirke positivt – også på steder i verden, som er meget anderledes end den del af verden, vi selv kommer fra,” fortsætter hun.
Hun forklarer videre, at påvirkningsevnen jo afhænger af, hvor stor påvirkningskraft man har. For selvom FMI er den største indkøber i den danske stat, så er de i den globale militærbranche ikke særligt store.

”Men vi er stolte af, at vi har skabt en solid risikobaseret CSR-model, som også er i stand til at følge op på de leverandører, som af den ene eller den anden årsag er kategoriseret med en CSR-højrisikoprofil. Så vidt jeg ved, har FMI et af de skarpeste CSR-set-ups, der findes i Danmark dag,” siger hun.

Stakeholderhensyn og live-test
Processen der skabte dette CSR-set-up, som foreløbig endte med godkendelsen i februar, krævede udstrakt dialog og involvering af stakeholdere.

FMI’s opgave er ikke at have en idealistisk tilgang til CSR eller at udbrede menneskerettighederne i forbindelse med vores anskaffelser af materiel. Men vi skal respektere dem og beskytte dem – og vi er meget bevidste om vores skærpede ansvar i vores arbejde med CSR.

Anne-Sophie Stokbro

”Fundamentet for vores model er stærkt, fordi vi i forbindelse med udarbejdelse af modellen har talt med både NGO’er – også de kritiske, store danske virksomheder og andre offentlige indkøbsorganisationer. Det, at vi har været ude så bredt, gør, at vi har haft mulighed for at sammenkoble synspunkter fra de mere idealistiske NGO-baserede organisationer, hensynet til juraen i f.eks. udbudsloven og erfaringerne fra andre store indkøbsorganisationer ind i designet af vores model,” fortæller Anne-Sophie Stokbro.

Det seneste år er bl.a. blevet brugt på at afprøve vores skærpede CSR-model i en konkret forhandling om en direkte kontrakttildeling.

”F.eks. kan vores CSR-krav, som de står formuleret i kontraktgrundlaget opleves som meget rigide af leverandøren. Det er svært at undgå, når man beskriver krav til CSR i et juridisk sprog. Juraen er meget sort-hvidt, mens CSR i virkeligheden er fyldt med grå-zoner, hvor man gennem dialog og samarbejde med leverandøren, prøver at finde den bedste løsning på et dilemma,” forklarer Anne-Sophie Stokbro.

Derfor inviterede FMI virksomheden Terma A/S, som leverer software til forsvarsindustrien, til dialog om at lade de nye CSR-krav indgå i den konkrete kontraktforhandling. Sammen har FMI og Terma gennemgået de kontraktlige CSR-krav helt nede i semantikken, og diskuteret, hvad FMI mener med en formulering, og hvordan Terma forstår samme.

Læs også: Forsyningskæderne bliver kortere og grønnere på den anden side af krisen

Den proces har bidraget til at styrke FMI’s kontraktlige CSR-krav bl.a. i form af mere hensigtsmæssige og forståelige formuleringer, så CSR-modellen er testet og tilpasset den virkelighed, den skal ud og bruges i.

Den vigtigste opgave
Anne-Sophie Stokbro glæder sig til at komme rigtigt i gang med implementeringen af det system, hun har været med til at udvikle i det sidste halvandet år. Ikke mindst fordi de var klar til at gå i gang, men nu har stået i startboksen siden coronaens ankomst til Danmark.

”Forsvarets pay-off er ’Fordi noget er værd at kæmpe for’. Den CSR-model, vi nu har fået godkendt, er med til at understøtte, at forsvaret kan løse vores opgave: at beskytte vores grundlovssikrede rettigheder. Når FMI anskaffer materiel til forsvaret med respekt for menneskerettighederne, gør vi det ikke mindst for dem, der på vores alles vegne tager kampen op helt ude i forreste række, langt væk fra deres trygge danske hjemstavn. Det bliver for mig ikke mere CSR end det – og det synes jeg er en smuk opgave,” afslutter Anne-Sophie Stokbro.

Mere fra CSR.dk - Forum for bæredygtig forretning

CSR.dk - Forum for bæredygtig forretning

www.csr.dk

CSR.dk – forum for bæredygtig forretning – er Danmarks eneste erhvervsmedie og community med dedikeret fokus på forretningsdrevet CSR. Medlemmer på CSR.dk kan bidrage aktivt med indhold og erfaring og betragtes som en indsigtsfuld vidensressource i udviklingen af CSR.dk. Vi udkommer dagligt på CSR.dk, ugentligt med nyhedsbreve samt fire gange om året med magasinet CSR Quarterly.

Se virksomhedsprofil  

  CSR.dk anvender cookies, som vi bruger til at huske dine indstillinger og statistik m.m. Når du fortsætter med at bruge websitet accepterer vores nye cookie- og persondatapolitik. Læs mere