Drop regnearkene – gør ESG-software til jeres nye bedste ven

I mere end 15 år har jeg arbejdet med ESG-rapportering for forskellige virksomheder. Jeg har været med siden dengang, hvor jeg kun kunne drømme om, at ESG-data blev taget lige så seriøst som finansielle data. 

"Jeg sad med enorme regneark. Jeg indsamlede data fra en skov af datterselskaber og forbrug fra deres aktiver, data fra underleverandører og data fra investeringers forbrug for at omregne det til CO2. Jeg sad med et utal af mails fra organisationen med ændringer, der skulle laves til data efter min kontrolproces. Jeg brugte mange måneder på at indsamle de data, som ledelsen og bestyrelsen skulle se i årsrapporten. Det krævede sved på panden og en skarp koncentration for at kontrollere og sikre så høj datakvalitet som muligt i værktøjer, der ikke er bygget til formålet."

Lyder ovenstående bekendt? For en håndværker er 50 % af arbejdet at have det rette værktøj. Min erfaring har lært mig, at det ikke er meget anderledes med digitale værktøjer. Det rette software kan gøre en kæmpe forskel. Uden det rigtige ESG-værktøj risikerer I fejl, forvirring og ineffektivitet – og at sakke bagud. God datavalidering bliver en vigtig konkurrenceparameter i fremtiden.

Hvorfor skal I bruge ESG-software?

Lad os være ærlige: Ville I styre jeres økonomi med regneark? Nok ikke. Alligevel ser vi mange virksomheder gøre præcis det, når det gælder ESG-rapportering. Data bliver spredt ud over forskellige filer og systemer, og det bliver svært og tidskrævende at få overblik. Samtidig er risikoen for fejl stor, når data ikke er samlet ét sted.

Et godt værktøj understøtter virksomhedens processer – ikke omvendt. De problemer jeg oftest løb ind i som ESG-medarbejder med ansvar for ESG-data, var at software var meget ufleksibelt og svært at opsætte rapportering i. Det understøttede ikke beregninger, så alt skulle trækkes ud i Excel og bearbejdes. Der var ingen kontrolmekanismer indbygget i systemet, og der var ringe støtte til brugerne i at kunne følge historiske data og se regnskabspraksis for data. Når I skal vælge ESG-software, er det afgørende at det er bygget op omkring den praksis, I har for jeres arbejde, og at det er fleksibelt nok til tilpasning over tid.

Med CSRD skærpes kravene til jer. For eksempel skal I nu dokumentere, hvordan jeres forretningsaktiviteter påvirker klimaet og samfundet, og der er krav om revisorgennemgang. Det kræver præcise og troværdige data. Her er ESG-software en nødvendighed, ligesom økonomisystemer er det for at drive en effektiv finansiel rapportering.

Sådan vælger I den rette ESG-software

Jeres ESG-software skal skabe værdi både for dem der arbejder med rapporteringen til daglig, og for medarbejderne som kun bruger det lejlighedsvis. Her er nogle konkrete punkter, I bør overveje:

1. Navigering i ESRS-kompleksiteten

ESRS standarderne har mange krav og er ikke nem at overskue. God ESG-software hjælper jer med at bryde kravene ned og skabe struktur for netop jeres virksomhed. 

Eksempel: Lad os sige, at I skal rapportere om jeres klimapåvirkning. Der kan være krav om at dokumentere emissioner i både egen drift og i leverandørkæden (Scope 1, 2 og 3). God software kan guide jer til, hvilke specifikke data I har brug for, og hvordan I bedst indsamler dem. Den har også indbyggede kontrolprincipper, der sikrer, at I får alle relevante oplysninger med, så I undgår mangler i rapporten.

2. Fleksibilitet og procesfrihed

I skal kunne tilpasse jeres rapporteringsproces over tid. Kravene ændrer sig, og det samme gør jeres fokusområder. 

Eksempel: I kan i begyndelsen arbejde med enkle CO2-beregninger, men om et par år vil I måske dykke dybere ned i områder som biodiversitet eller social impact. Sørg for, at softwaren kan håndtere forskellige typer rapportering, nemt tilpasses nye krav og jeres behov for at udvide jeres metode og proces. I vil også få behov for at indhente data fra leverandørkæden, og her er det vigtigt, at systemet kan hjælpe jer med det. Således sikrer I, at alt stadig er samlet ét sted, selvom I udvider scope.

3. Brugervenlighed og minimal friktion 

Medarbejdere, der indrapporterer data i jeres organisation, bruger ikke systemet dagligt. Derfor skal det være intuitivt og let at bruge. Det skal også understøtte let adgang til historisk rapportering, da det hjælper brugerne med at forstå udviklingen i data, og kan afhjælpe fejlrapportering. 

Eksempel: Forestil jer, at I skal finde gamle rapporteringsdata fra to år tilbage – det bør ikke kræve mere end et par klik. Softwaren kan også have indbyggede vejledninger, der hjælper brugerne med at forstå, hvad der skal rapporteres, og hvordan de gør det korrekt, så det også understøtter læring.

4. Håndtering af forskellige datatyper

ESG data er meget forskelligartede og kan være alt fra kvalitative beskrivelser af jeres politikker til kvantitative målinger af energiforbrug og beregnede datapunkter. God ESG-software skal kunne håndtere alle typer data og strukturere dem. Tænk på, hvor meget tid I kan spare, hvis systemet understøtter validering af data, så I undgår fejl, inden de sendes til revisor.

5. Alt samlet ét sted 

Hvis I skal trække data ud af softwaren for at bearbejde dem manuelt, risikerer I at miste overblikket og øge risikoen for fejl. God software bør kunne håndtere hele processen fra dataindsamling til den endelige rapport. Lad os sige, at I får data ind fra flere afdelinger og eksterne leverandører – softwaren skal kunne samle det hele og automatisk strukturere og konsolidere rapporteringen, så I let kan skabe overblik over jeres samlet påvirkning.

Kom godt fra start i en ny æra

Vi befinder os i "år nul" for bæredygtighedsrapportering. ESG rapportering er nu en reguleret disciplin, som tidligere var frivillig. Kravene vil kun stige i de kommende år, og derfor er det nødvendigt med en systematisk tilgang. At opfinde den dybe tallerken er både dyrt og besværligt.

Virksomheder skal spørge sig selv: Er vi klar til de voksende ESG-krav? Skal vi fortsætte med manuelle processer og risikere fejl, eller bør ESG rapporteringen være lige så professionel som finansiel rapportering?

Den rette ESG-software kan spare jer tid, fordi I ikke skal sætte jer ind i alle lovgivningens detaljer – det gør softwaren for jer. I vil undgå mange fejl og skabe troværdighed omkring jeres bæredygtighedsindsats. Det handler ikke kun om at opfylde lovkrav – det handler om at tage lederskab i en verden, hvor ansvarlig virksomhedsdrift bliver vigtigere end nogensinde før og her kan god ESG-software hjælpe jer godt på vej.