Erfaringer med whistleblowerordninger i kommuner

Flere kommuner har benyttet muligheden for at uddelegere administrationen af whistleblower­ordningen til en ekstern tredjepart. Hos Horten administrerer vi derfor en række whistleblowerordninger på vegne af kommuner. Vores whistle­blower­team står for at modtage og screene ind­beretninger samt at rådgive kommunen om opfølgning på indberetninger.

Den indledende screening

Når Hortens whistleblowerteam modtager en indberetning, er første skridt at vurdere, om det indberettede forhold har en sådan karakter, at ind­beretningen falder inden for whistle­blower­lovens anvendelsesområde. Hvis det ikke er tilfældet, kan forholdet ikke behandles i henhold til whistle­blowerordningen. Den vurdering kan i praksis være ganske vanskelig, da de indberettede oplysninger ofte er af overordnet karakter og indgår i en kontekst, som hverken vi eller kommunen på forhånd kender til.

For at kunne foretage vurderingen på et oplyst grundlag er det ofte nødvendigt at stille whistlebloweren opfølgende spørgsmål. I de tilfælde, hvor whistle­bloweren er anonym, er det dog vores erfaring, at whistle­bloweren ikke svarer. Det kan skyldes, at ved­kommende ikke ser vores spørgsmål i den digitale indberetningsordning, eller at ved­kommende ikke ønsker at besvare dem.

Indberetningernes karakter spænder bredt

Vi modtager indberetninger om for­hold, som er langt under whistle­blower­lovens bagatelgrænse. Det kan fx være indberetning om et skøn, der efter indberetterens opfattelse er foretaget forkert i en konkret sag. Men vi modtager også indberetninger af alvorlig karakter, som straks kræver handling. Fx har vi modtaget en ind­beretning om et ganske alvorligt for­hold, som vi straks videreformidlede til kommunen, der reagerede på indberetningen samme dag.

Selvom en indberetning ikke er omfattet af whistleblowerordningen, kan den indeholde oplysninger, som kommunen bør reagere på. Vi rådgiver her whistleblowerteamet om, hvordan kommunen skal henholdsvis kan reagere på oplysningerne i indberetningen.

Gælder de almindelige regler om journalisering og arkivering?

Whistleblowerlovens sags­behandlings­regler gælder – uanset whistle­blower­ordningernes karakter – parallelt med de almindelige regler om journalisering, arkivering mv.

På grund af hensynet til at beskytte whistleblowerens og de berørte personers identitet skal kommunen være ekstra opmærksom på at have en god praksis for håndtering af dokumenter, der indgår i whistle­blower­ordningen. Der bør fx oprettes en ny journalsag for selve indberetningen, og kun whistleblowerteamet må få adgang til disse dokumenter.

Hvordan skal kommuner reagere på aktindsigtsanmodninger?

Tavshedspligten i whistleblowerlovens § 25 betyder, at der ikke er aktindsigt i oplysninger, som indgår i en ind­beretning. Der er ingen undtagelser her­til. Som følge af whistleblower­lovens § 27 skal kommunen dog én gang årligt offentliggøre oplysninger om whistleblowerordningen. Det forpligter imidlertid ikke kommunen til at udlevere ikke-offentliggjorte oplysninger om indberetninger mv. i forbindelse med aktindsigts­anmodninger, jf. Ankestyrelsens praksis.

Hvis en indberetning giver anledning til at indlede en undersøgelse, vil øvrige oplysninger, der måtte blive indsamlet, være underlagt de almindelige regler i offentlighedsloven.