Ny vejledning om grønne indkøb

Vejledningen om gennemførelse af grønne udbud beskriver mulighederne for at inddrage grønne hensyn i tre forskellige faser i udbudsprocessen. Første fase er perioden, før udbuds­materialet er udarbejdet, og den om­­handler ordregivers afklaring af ind­købs­behovet. I anden fase udarbejdes ud­budsmaterialet. Tredje fase er perioden efter, at udbudsprocessen er gennemført.

Fase 1 - Afklaring af indkøbsbehovet
Hvis ordregiver ønsker at foretage grønne indkøb, er første skridt at kort­lægge de forskellige indkøbs­behov ud fra, hvordan miljøbelastningen kan mindskes mest hensigtsmæssigt. Man kan fx se på levering, hvor det kan være en fordel at overveje behovet for at få leveret den pågældende vare hver dag, eller om hyppigheden af leveringer kan reduceres, så antallet af kørsler og CO2-udledning mindskes. Derudover bør der fokuseres på, om indkøbs­behovet kan dækkes med færre, men bedre produkter med en længere leve­tid, fx mere holdbare arbejds­uniformer.

I afklaringen af indkøbsbehovet kan man foretage en markedsundersøgelse efter udbudslovens § 39. En sådan undersøgelse giver ordregiver indblik i, om markedet kan opfylde det aktuelle grønne indkøbsbehov både nu og i fremtiden. Undersøgelsen kan bestå af en markedsdialog, forhånds­meddelelse, spørgeskemaer eller noget helt fjerde. Ordregivers primære forpligtelse er at sikre, at undersøgelsen ikke gennemføres i strid med de grundlæggende principper om ligebehandling, gennem­sigtighed og proportionalitet. Ordre­giver skal derfor forhindre, at der sker en konkurrencefordrejning til fordel for den eller de virksomheder, der har deltaget i en indledende markeds­undersøgelse.

Fase 2 - Udformning af udbuds­materialet
Grønne hensyn kan inddrages i forskellige dele i udbudsmaterialet, her­under fx i 1) de tekniske specifikationer, 2) egnethedskrav, 3) konkurrence­parametre og 4) kontraktvilkår. Læs mere herunder.

1. Tekniske specifikationer
De tekniske specifikationer fastsætter de egen­skaber, der kræves af den pågældende anskaffelse. De kan bl.a. vedrøre miljø- og klimapræstation, brugen af et produkt eller emballering. De kan også vedrøre de specifikke produktions­processer såsom levering, produktion mv. Ordregiver skal sikre sig, at de tekniske specifikationer er knyttet til kontraktens genstand, og at kravene er proportionale.

Ordregiver kan udarbejde tekniske specifikationer ved at fastsætte de krav, der stilles til kontraktens gen­stand via en beskrivelse af funktions­dygtighed, funktionskrav, tekniske krav eller andre krav. Funktionskrav vil ofte fremme innovationen i ud­buddet, da man dermed kan lade leveran­dørerne komme med den grønne løsning.

Kræver ordregiver, at anskaffelsen skal forsynes med et bestemt miljø­mærke, skal man vurdere, om alle de enkelte mærkekrav lever op til de fem betingelser, der følger af udbuds­lovens § 46, stk. 1. Samtidig skal ordre­giver være opmærksom på, at et nyt cirkulære om miljø- og energi­hensyn ved statslige indkøb forventes at træde i kraft ved udgangen af 2022. Det vil indebære, at statslige ordregivere som udgangspunkt skal stille krav om, at bestemte produkter er forsynet med Svanemærket eller EU-Blomsten eller lever op til til­svarende krav, der kan dokumenteres.

2. Udelukkelse, egnethed og udvælgelse
Ordregiver har forskellige muligheder for at varetage grønne hensyn i ud­­arbejdelsen af kravene til ude­lukkelse, egnethed og udvælgelse. Der kan bl.a. stilles krav om, at en virksomhed ikke må være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1. Det medfører, at ordregiver skal ude­lukke en virksomhed, hvis det kan på­vises, at den har tilsidesat gældende for­pligtelser på det miljøretlige område. Ordregiver har bevisbyrden for, at virksomheden er omfattet af ude­lukkelsesgrunden.

Desuden kan ordregiver stille krav til tilbudsgivernes tekniske og faglige formåen. Der kan fx stilles krav om, at de skal have erfaring med opgaver med tilsvarende miljø- og klima­mæssige hensyn.

3. Konkurrenceparametre
Grønne hensyn kan inddrages på forskellige måder i ordregivers konkurrence­parametre. Ordregiver kan fx vælge at evaluere på omkostninger, her­under totalomkostninger eller livs­­cyklus­­omkostninger. Total­omkostninger omfatter bl.a. drift­s­omkostninger, her­under energi­forbrug, vand­forbrug, service og vedlige­holdelse samt bort­­skaffelses­værdien. I livscyklus­om­kostningerne kan man inddrage in­direkte om­kostninger i hele leve­tiden i form af fx klimapåvirkning og miljø­belastning, så længe de er for­bundet med kontraktens genstand.

Fordelen ved at anvende total­­­omkostninger eller livscyklus­­omkostninger er, at der inddrages omkostninger, der både afholdes før og efter leveringen af ydelsen. Det er relevant, hvis ordregiver ønsker at fokusere på CO2-udledningen, da størstedelen af CO2-udledningen typisk sker, inden ydelsen er leveret.

Ordregiver kan også vælge at evaluere på grundlag af fastsatte kvalitative underkriterier om fx klima- og miljø­mæssige aspekter. Under­kriterierne skal være objektive, mål­bare og være knyttet til kontraktens genstand. Der kan fx fastsættes et underkriterium, der vedrører, hvilken løsning der har det laveste miljøaftryk

4. Kontraktvilkår
Ordregiver kan fast­sætte kontraktvilkår, der omfatter miljø­mæssige hensyn, så længe vilkårene har en sammenhæng med kontraktens genstand. Der kan der­for ikke fast­sættes kontraktvilkår, der vedrører generelle forhold hos leverandøren. Det betyder, at ordre­giver ikke som kontraktvilkår kan kræve, at tilbuds­giver har en generel virksomheds­politik inden for fx miljø­mæssigt ansvar.

Kontraktvilkåret kan fastsættes som krav, der skal være opfyldt, når kontrakten træder i kraft, og som krav, leverandørerne skal opfylde i kontraktens løbetid. Det kan bl.a. omfatte levering, hvor ordregiver kan stille krav om, at leveringerne under kontrakten skal ske med grønne køretøjer, eller at leverandørens medarbejdere gennemgår specifikke uddannelsesforløb som en del af kontrakten.

Det er også muligt at fastsætte ændringsklausuler i kontrakten, som gør det muligt at ændre bestemte dele af kontrakten uden et nyt udbud. Ændringsklausulen skal dog være udformet klart, præcist og entydigt. Den kan bl.a. vedrøre muligheden for at tilpasse kontrakten til nyere, grønnere eller mere innovative løsninger på markedet i løbet af kontraktperioden. En sådan ændrings­­klausul er særligt nyttig ved længere­varende kontrakter, hvor der kan være et behov for at udskifte teknologi, hvis der er sket en grøn teknologisk udvikling på området. Ændrings­klausuler kan derfor give stor fleksi­bilitet og mulighed for at forfølge grønne løsninger.

Fase 3 - Efter udbuddet
Under udførelsen af en kontrakt skal den valgte virksomhed overholde de krav, som ordregiver har fastsat i udbudsmaterialet, og levere det, der er tilbudt, herunder overholde de krav, der skal gøre indkøbet mere grønt. Ordregiver er generelt ikke forpligtet til at udføre en effektiv kontrol af, om kravene overholdes, medmindre der opstår tvivl om, hvorvidt de fast­satte krav efterleves. Der kan fx udføres løbende kontrol i kontraktens løbetid, hvor virksomheden to gange årligt skal dokumentere og indberette, at kravene er opfyldt.

Hvis et krav ikke overholdes, betragtes det som en ændring af kontrakten. Angår ændringen et grundlæggende element, kan ændringen ikke finde sted uden et nyt udbud. Har ordregiver fx stillet krav til, at virksomheden anvender en minimumsprocent af grønne køre­tøjer, kan kravet ikke frafaldes under kontraktens løbetid uden gennem­førelse af et nyt udbud.