07.09.2018  |  Kommunikation

Case: Odense kommune

Indhold fra partner Hvad er dette?

Odense Kommune fik – ved at bruge Svanemærket som udgangspunkt – skabt et banebrydende udbud, der gav de over 2.200 medarbejdere i Ældre- og Handicapforvaltningen nyt arbejdstøj i høj kvalitet og sparede kommunen for 9 millioner kroner.

Kravene blev skruet op
Det er ikke småting, der kræves, når 2.200 medarbejdere i Odense Kommunes Ældre- og Handicapforvaltning skal have nyt arbejdstøj. Først og fremmest skal det være rent, så medarbejderne hver dag kan passe deres plejeopgaver i pænt og rent tøj.

Samtidig skal det også mestre den svære opgave, det er at sikre, at tøjet er behageligt for alle medarbejdere - hver dag, året rundt. Det skal være fleksibelt og praktisk, så det giver medarbejderne de bedste betingelser for at udføre deres arbejde.

Og nå ja: Så må det selvfølgelig også gerne se godt ud.

Men da Odense Kommune i 2016 skulle finde ny leverandør af arbejdstøj, besluttede man alligevel at skrue kravene yderligere op:

Bæredygtighed er vigtigt for os i Odense, og vi har gjort rigtig meget for at få bæredygtighed helt ud i Ældre- og Handicapforvaltningens drift”, sagde Brian Skov Niels, tidl. Rådmand for Ældre- og Handicapforvaltningen i Odense Kommune, da udbuddet blev gennemført.

Miljømærker som ufravigeligt krav
Det blev Odense Kommunes udbudsafdeling, der skulle løse opgaven med at oversætte de politiske ønsker om mere bæredygtigt arbejdstøj til ambitiøse, men samtidig realistiske kriterier.

Vi startede med at skrive de ufravigelige krav ned: Det tilknyttede vaskeri skulle være svanemærket, og arbejdstøjet skulle leve op til kravene i OEKO-TEX 100”, siger udbudskonsulent Erkan Özokcu, der stod for udbuddet.

Det var en stor hjælp i udbuddet, at der kunne stilles krav om disse mærkningsordninger, så vi ikke selv skulle opfinde miljøkriterier for vaskeriservice og arbejdstøj. Derfor blev mærkerne udgangspunktet for at udfordre markedet yderligere på bæredygtighed i forhold til arbejdstøjet”, siger han. 

For at få den bedste fornemmelse af mulighederne for at få endnu mere bæredygtighed ind i udbudsmaterialet tog Odense Kommune kontakt til leverandørerne for at indlede en dialog.

FAKTA

  • Odense Kommune sparer 9 millioner kroner i kontraktperioden – det svarer til 27 procent af den samlede kontraktsum.
  • Tøjet vaskes ved den lavest mulige temperatur.
  • Vaskeriets samlede energiforbrug og CO2-udledning er reduceret.
  • De kemikalier, der bruges i vaskeprocessen, lever op til skrappe krav til miljø og sundhed.
  • Arbejdstøjet er mere bæredygtigt og af højere kvalitet.

Markedsdialog gav unik bæredygtighed
Ved at holde møder med de store leverandører forud for udbuddet fik Odense Kommune værdifuldt input, der i sidste ende betød, at kommunen fik mere bæredygtigt tøj af højere kvalitet – til en lavere pris end tidligere.

Leverandørerne udfordrede os blandt andet på, om vi havde behov for det samme sortiment som i den gamle kontrakt, hvor medarbejderne havde kunnet vælge mellem vest og t-shirt eller vest og kittel”, fortæller Lone Møller Henriksen, der var konsulent for Ældre- og Handicapforvaltningen på udbuddet, og som også sad med ved det tidligere udbud i 2012.

Vores medarbejdere har i mange år brugt jeans som arbejdsbukser, men vaskerierne påpegede, at jeans typisk ikke er særligt bæredygtige. Den vejledning fik os til at vælge arbejdsbukser af lærred i stedet”, siger hun.

Overordnet betød markedsdialogen, at Odense Kommune besluttede sig for at lade udbuddet være mere åbent, hvor der i modsætning til tidligere ikke blev stillet specialkrav til alt lige fra syningernes længde til lommernes placering.

Vi lyttede til leverandørerne og besluttede at gå væk fra unikke løsninger og i stedet vælge standardløsninger. Det fik betydning for både pris og bæredygtighed, fordi det bliver nemmere at genanvende tøjet”, siger Lone Møller Henriksen.

Samtidig viste markedsdialogen, at der ville kunne opnås konkurrence i udbuddet, selv om der blev stillet mindstekrav om, at vaskeriet skulle være svanemærket, og arbejdstøjet skulle være mærket med OEKO-TEX.

Odense Kommunes 5 bedste råd til det bæredygtige udbud

  • Tal med leverandørerne: Det giver indsigt i, hvor skrappe mindstekrav der kan fastsættes, samtidig med at der kan opnås konkurrence i udbuddet. Markedsdialogen kan i sidste ende betyde, at I får mere for mindre.
  • Afdæk behovet: Spørg eksempelvis jer selv om, der behøver at være logo på tøjet, et stort sortiment eller specielt design.
  • Sæt skrappe mindstekrav: Sæt skrappe, men realistiske miljøkrav; fx krav om Svanemærket, når udbuddet er tilstrækkeligt stort til, at der kan opnås konkurrence i udbuddet.
  • Giv tilbudsgiverne frie hænder: Giv herefter tilbudsgiverne frie hænder til at konkurrere på de bedste ideer.
  • Vælg standardløsninger: Ved at have afdækket jeres reelle behov kan I ofte med sindsro vælge standardløsninger frem for de skræddersyede ditto. Det giver jer lavere pris og mere bæredygtighed.

Bæredygtighed som tildelingskriterie
Det egentlige nybrud for Odense Kommune blev dog at gøre bæredygtighed til et tildelingskriterie i udbuddet.

Fra politisk hold ville man gerne væk fra udelukkende at stille minimumskrav til bæredygtighed. Derfor gjorde vi arbejdstøjets bæredygtighed til et tildelingskriterie, der vægtede 20 procent. Pris vægtede 40 procent, mens service og kvalitet vægtede henholdsvis 25 og 15 procent. Det betød, at bæredygtighed blev en konkurrenceparameter i udbuddet”, siger udbudskonsulent Erkan Özokcu.

Og i sidste ende blev det arbejdstøjets bæredygtighed, der afgjorde, at De Forenede Dampvaskerier (DFD), som har licens til svanemærket vaskeriservice, løb med opgaven:

Odense turde satse på det her. De var grundige i deres markedsdialog, de snakkede med alle leverandører, og de satte sig ind i, hvad der har betydning for markedet. Udover mindstekravene lod de det være op til tilbudsgiverne at beskrive, hvordan bæredygtighed er tænkt ind”, siger Morten Schou Andersen, kunde- og salgsdirektør hos DFD.

Nomineret til Danmarks bedste udbud
Udbuddet i Odense Kommune, der blev afsluttet i 2016, har givet kommunen en nominering til Danmarks bedste udbud, og det er et eksempel på, at man faktisk kan få i både pose og sæk.

Det vindende tilbud betyder, at Odense Kommune sparer 9 millioner kroner i kontraktperioden – eller hvad der svarer til 27 procent af den samlede kontraktsum på 36 millioner kroner. For slet ikke at tale om bæredygtighedsgevinsterne.

Ved at stille krav om svanemærket vaskeri har Odense Kommune sikret sig, at tøjet vaskes med det lavest mulige vandforbrug, ligesom vaskeriets samlede energiforbrug og CO2-udledning er reduceret.

De kemikalier, der bruges i vaskeprocessen, er alle kontrolleret af Nordisk Miljømærkning, og lever op til skrappe krav til miljø og sundhed.

Derudover har udbuddet resulteret i den såkaldte ”Odensepose”. Odenseposen er endestationen for det udtjente arbejdstøj, og poserne, der er tilgængelige på offentlige steder i byen, er lavet af medarbejdere i skåne- og fleksjob.

Og ej at forglemme: Rigtig mange er glade for det nye arbejdstøj:

Der er selvfølgelig nogen, der godt kunne have tænkt sig et bredere sortiment. Men jeg har hørt medarbejdere sige, at det er det absolut bedste arbejdstøj nogensinde. Samtidig har jeg ikke kendskab til, at der er medarbejdere, der har reageret allergisk, hvilket ellers er forekommet med det tidligere arbejdstøj”, siger konsulent for Ældre- og Handicapforvaltningen, Lone Møller Henriksen.

Mere fra Miljømærkning Danmark

Miljømærkning Danmark

www.ecolabel.dk

• Licens til EU Blomsten eller Svane- mærket• Rådgivning hos nogle af Danmarks dygtigste miljøeksperter• EU Blomsten og Svanemærket som del af din CSR politik. 

Se virksomhedsprofil  

  CSR.dk anvender cookies, som vi bruger til at huske dine indstillinger og statistik m.m. Når du fortsætter med at bruge websitet accepterer vores nye cookie- og persondatapolitik. Læs mere