Countdown - 1 år tilbage til at få whistleblower ordningen på plads
Om præcist et år skal alle virksomheder med mere end 50 ansatte have en whistleblowerordning. Hvis din virksomhed ikke er klar endnu, er der her hjælp og gode råd fra Marie Gad, chef for global udvikling og bæredygtighed i DI.
Fra den 17. december 2023 – dvs. om præcis 1 år – skal alle virksomheder med 50+ ansatte have en whistleblowerordning. Hvis I ikke allerede har en whistleblowerordning, bør I derfor begynde at forberede jer. Der er nemlig flere spørgsmål, som I skal forholde jer til. Eksempelvis:
Hvilken kanal?
For det første skal I beslutte, hvordan I ønsker at udforme jeres indberetningskanal. Der er flere muligheder, og det vil afhænge af jeres virksomheds størrelse og struktur, hvad der er bedst for jer.
I kan vælge selv at oprette en kanal, som I håndterer internt. I kan også outsource opgaven helt eller delvist – således kan I have et eksternt IT-system, men stadig selv håndtere indberetningerne, eller I kan også helt overlade opgaven til en ekstern partner, som fx en advokat eller revisor. Hvis I indgår i en koncern, er det også muligt at have én kanal for hele koncernen, og I kan ligeledes gå sammen med andre ikke-koncernforbundne virksomheder og oprette en fælles ordning.
Under alle omstændigheder bør I udpege en eller flere personer, der skal fungere som jeres whistleblowerenhed - hvad enten de bliver pålagt den fulde opgave med at modtage og håndtere indberetninger, eller om de blot får til opgave at kommunikere med den eksterne tredjepart i det tilfælde, hvor I udliciterer opgaven.
Hvem skal kunne indberette?
Alle jeres medarbejdere skal kunne indberette via jeres kanal.
Men I kan frit vælge, om andre personer også skal kunne bruge kanalen, som fx aktionærer, bestyrelsesmedlemmer, frivillige, praktikanter samt tidligere eller kommende ansatte. I kan også starte med kun at stille kanalen til rådighed for jeres medarbejdere og så senere udvide kredsen, når I har fået noget erfaring med at håndtere indberetninger i virksomheden.
Der er ingen tvivl om, at indberetninger kan være meget værdifulde for en virksomhed, da de får sager frem i lyset, og fordi det sætter virksomheden i stand til at forebygge og håndtere problemer internt og opfange dem, inden de vokser sig alt for store. Så måske når I frem til, at en whistleblowerordning gør jeres virksomhed bedre indefra og skaber en stærkere virksomhedskultur, og på den baggrund kan I vælge at udvide ordningen.
Vil I acceptere anonyme indberetninger?
I skal også finde ud af, om I ønsker at tillade anonyme indberetninger. Efter loven har I nemlig ikke pligt til at behandle indberetninger fra en anonym person, men I kan vælge at gøre det alligevel.
Der er formentlig ingen tvivl om, at flere personer ville være mere tilbøjelige til at indberette forhold, hvis de kan gøre det anonymt. Så hvis I tillader anonymitet, kan I forvente at modtage flere indberetninger. Det kan både være rene bagateller, men også alvorlige forhold, som ellers ikke ville komme for dagen. På den anden side kan det være sværere at undersøge og afdække indberetninger, der er anonyme.
I denne sammenhæng kan det have betydning, om I opererer i højrisikolande og dermed er mere eksponeret for risici, eller om I kun er tilstede i lavrisikolande, som fx Skandinavien. Derudover er det selvfølgelig også et spørgsmål om ressourcer og kompetencer.
Brug for hjælp?
På DI´s hjemmeside kan du læse mere om kravene til en whistleblowerordning. Her finder du også en Q&A samt et eksempel på, hvordan en whistleblowerpolitik kan se ud. Derudover kan du tilgå en række nyttige links, herunder til Justitsministeriets vejledning, den danske lovtekst og et webinar om reglerne. Se DI´s vejledningsside her: EU’s whistleblowerdirektiv – hvad betyder det for din virksomhed? - DI (danskindustri.dk)
Hvis du er på udkig efter en IT-løsning til håndtering af indberetninger, så har DI en særlig aftale med en udbyder heraf, som DI-medlemmer kan drage fordel af. Hvis det har interesse, kan du læse mere her: Særlig aftale med EQS Group A/S - DI (danskindustri.dk)
Hvis du har spørgsmål, er du i øvrigt altid velkommen til at kontakte os.
God fornøjelse med arbejdet!
