'Verdens bedste indkøber' kræver samarbejde og dokumentation
I november 2020 blev Region Midtjylland, Indkøb og Medicoteknik, kåret som 'Verdens bedste indkøber' for et udbud af ikke-kliniske engangsartikler. Processen bestod blandt andet af en workshop med hele værdikæden og en rapport med flere øjenåbnere.
Indkøb & Medicoteknik. Region Midtjylland. Susanne Backer er nummer tre fra højre..
2,85 millioner engangskrus bliver hvert år brugt og smidt ud på Aarhus Universitetshospital (AUH). Krusene er lavet af ekspanderet polystyren (EPS) også kendt som flamingo. Da EU’s engangsplastdirektiv, som træder i kraft i år, fremover forbyder brugen af EPS i drikkekrus, måtte Region Midtjylland på markedet efter mere bæredygtige alternativer. Krusene var derfor omfattet af udbuddet af ikke-kliniske engangsartikler, som regionen gennemførte i anden halvdel af 2020.
– Vi besluttede os for, at vi gerne ville have alle polystyren-artikler ud af vores produktsortiment, og vi kunne jo se, at der var ganske meget af det, da vi løb vores udbudslister igennem. Samtidig har vi en bæredygtighedsstrategi på vej med konkrete mål for CO2-reduktion, affaldsreduktion og øget genanvendelse, så det skulle vi også tage højde for i udbuddet, siger specialkonsulent Susanne Backer, Indkøb & Medicoteknik i Region Midtjylland.
Markedsdialog er et klart signal
Kåringen til ‘Verdens Bedste Indkøber’ er blandt andet motiveret i, at Region Midtjyllands udbud understøtter verdensmål 12 om bæredygtigt forbrug og produktion og især bidrager til verdensmål 13 om klimaindsats med CO2-reduktion, men der er også lagt vægt på den systematiske tilgang og samarbejdet på tværs af brugergrupper, leverandørled og drift. ”Det har bl.a. gjort indkøbet til en motor for større indsigt, nye handlinger og acceleration af bæredygtighed i alle enheder”, som der står i baggrunden for nomineringen.
Det afgørende for Region Midtjylland var, at industrien og leverandørerne skulle med fra starten, inden kravene var blevet formuleret, for på den måde at få lavet det helt rigtige udbudsmateriale, hvor der er tænkt over alt det, der er nødvendigt for at få det cirkulære og bæredygtige ind i udbuddet.
– Vi havde en forventning om, at leverandørerne havde taget bestik af EU-direktivet, og at markedet derfor var klar til at levere på vores krav. Derfor inviterede vi i november 2019 repræsentanter fra hele værdikæden til en workshop. Efterfølgende havde vi dialog med flere leverandører enkeltvis for at lære dem, deres ideer og løsninger bedre at kende. At åbne for markedsdialogen er samtidig et klart signal om, at dét her er noget vi gerne vil, og at det også kræver noget af leverandørerne at byde ind, siger Susanne Backer.
Flere øjenåbnere undervejs
Udbudsprocessen blev hjulpet godt på vej af Miljøstyrelsens rapport Prisen for Cirkulære Indkøb, der blev offentliggjort i juni 2020. I rapporten er totaløkonomi, samfundsøkonomi og klimabelastning gennemregnet for otte forskellige produktområder, der typisk fylder meget i det offentlige indkøb, fra køkkenmaskiner og asfalt til drikkekrus. Analysen af krus tog netop udgangspunkt i data fra Aarhus Universitetshospital i Region Midtjylland. Den sammenligner fire typer af krus på økonomi (investering og drift) og CO2-emissioner (netto materialeforbrug og brugsfase).
Helt fra begyndelsen var Susanne Backers team overbevist om, at erstatningen for EPS-krusene skulle være svanemærkede papkrus, men analysen viste nogle overraskende tal: Papkrusene har kun en marginalt lavere CO2-belastning i forhold til EPS-krusene, mens flergangsløsningerne som porcelænskrus og PP-krus (genanvendelig plast) kostede det samme som papkrusene, men havde en klimabelastning på ca. 1/10 af de engangsløsninger, der blev analyseret på.
– At det giver CO2-besparelser i den størrelsesorden at udskifte engangsprodukter med flergangsprodukter, var en øjenåbner for os. Analysen viste os, at et bæredygtigt krus, er et krus, der bruges flere gange. Vi fik også logistikafdelingen til at analysere deres kørselsmønstre og den tid, de bruger på at fylde AUH op med engangskrus. Det beløber sig til ca. to årsværk – alene på dette ene produkt, fortæller Susanne Backer.
Fra engangsbrug til flergangsbrug
– Processen har lært os det fundamentale, at det ikke altid giver mening udelukkende at tænke i pris. Vi skal også se på, hvordan vi kan bruge ressourcer, vi allerede råder over. I dette tilfælde opvaskemaskiner. Og så har vi fået en strategisk læring, som handler om at flytte så meget som det er praktisk muligt fra engangsforbrug over på flergangsbrug. På akutafdelingerne skal de have engangskrus, hvis det er nemmest, men mange andre steder på regionens hospitaler vil flergangskrusene fungere fint. Vi tror også, at vi kan få personalet med, da vi kan gøre det synligt for dem, at det faktisk gør en forskel, siger Susanne Backer.
Region Midtjyllands Indkøbsafdeling går i gang med at implementere hele det nye produktsortiment den 1. marts 2021.
Retvisende klimaregnskaber kræver valide data
Men tilbage til selve udbudsprocessen, der bød på en nødvendig nyskabelse. For at kunne monitorere og måle på CO2-besparelser og affaldsreduktion bad Region Midtjylland leverandørerne om at angive vægt og materiale i tilbudslisten pr. produkt.
– Som det er nu, arbejdes der med aggregerede gennemsnitstal, som kan give et fingerpeg. Men det er vigtigt for os med konkrete data, hvis vi fremadrettet skal være i stand til at finde ud af, om vi får reduceret vores forbrug og CO2-aftryk. Har vi ikke de data i systemet, så kan vi ikke lave et retvisende klimaregnskab. Et godt sted at starte er i selve udbudsprocessen, siger Susanne Backer, der erkender, at det godt kan være et stort og vanskeligt arbejde, både for Region Midtjylland og for leverandørerne.
– Det svære er, at leverandørerne ikke leverer sammenlignelige CO2-beregninger. Derfor har vi givet point for, hvor valid den anvendte beregningsmetode er. Efterfølgende går vi så i dialog med vinderne af udbuddet og ser nærmere på beregningerne sammen.
Susanne Backer efterlyser derfor at brancheforeningerne involverer sig og laver nogle branchestandarder, så alle der byder ind, bruger den samme ´regnestok´.
Små virksomheder skal også kunne byde
Brancheforeningerne kunne også spille en større rolle i at ruste virksomhederne til at deltage i offentlige udbud. Det gælder ikke mindst for de mindre virksomheder.
– Det offentlige opfordres ofte til at give nye og mindre virksomheder en chance for at kunne byde. Det er faktisk lykkes i dette udbud, men vi kunne måske have haft endnu flere med, hvis de var bedre klædt på til opgaven. Her kunne brancheforeningerne måske gøre en forskel. For eksempel er det svært at give en virksomhed point for at have generel miljøledelse, hvis det vi efterspørger er meget produktspecifikke oplysninger. Virksomheden har måske nogle rigtigt spændende produkter på hylden, men hvis de ikke har dokumentationen på produktniveau i orden, så er det ikke godt nok, siger Susanne Backer og giver et eksempel med en virksomhed, der bød ind med nogle meget interessante produkter, men hvor råvarecertifikaterne var udløbet for flere år siden.
– Det er rigtigt ærgerligt for alle parter, men man skal huske, at vi køber ind for fællesskabets penge. Derfor gives der point til dem, som har produkterne og dokumentationen i orden, og dem som kan tilbyde nogle spændende samarbejdsmuligheder, hvor vi i fællesskab kan nå vores målsætninger, siger hun.
Vil du læse flere lignende artikler og følge med i Forums arbejde? Så følg med på LinkedIn.
