Whistleblower-sager giver værdi til virksomheder

I løbet af 2021, skal et nyt EU-direktiv om whistleblowerordninger implementeres i Danmark. Whistleblowerordninger var netop omdrejningspunktet for dialogmødet den 3. juni. Mødeleder for dialogmødet, Marie Voldby, Director of ESG, Sustainability & Compliance hos Deloitte og medlem af FSR – danske revisorers Udvalg for samfundsansvar og bæredygtighed ledte deltagerne gennem mødet og gav en introduktion til det nye direktiv.

Krav til whistleblowerordninger

Alle virksomheder med 50 eller flere ansatte skal oprette en rapporteringskanal /”whistleblower-kanal”, hvor, som minimum, egne medarbejdere kan tage fløjten i munden og skabe opmærksomhed om enhver form for uetisk adfærd, der bedrives i regi af virksomheden. Virksomheden kan vælge at åbne sin interne ordning for andre end egne medarbejdere, og ellers skal de danske myndigheder sørge for, at der en ekstern whistleblowerkanal, der kan anvendes. Sagerne kan handle om svig, sundhedsmæssige eller miljømæssige forhold, eller have dataetisk karakter, samt en lang række andre områder, som EU-direktivet lister op.

Helt praktisk skal whistleblowerordningen opbygges, så den bl.a. lever op til følgende:

• Ordningen kan oprettes internt, af eksempelvis en person eller afdeling, eller eksternt gennem en ekstern leverandør valgt af virksomheden.
• Ordningen skal designes, så den er sikker, og anmelderen, og eventuel tredjepart, sikres fuld fortrolighed.
• Det skal være muligt at indsende en skriftlig rapport og/eller mundtlig henvendelse (gennem telefon/telefonsvarersystem). Det skal også være muligt for whistlebloweren at få et personligt møde for at anmelde uetisk adfærd.
• Anmelderen har krav på at få kvittering for sin henvendelse inden for syv dage, samt få et svar og plan for opfølgning inden for tre måneder.

Helt centralt står det, at whistlebloweren skal beskyttes mod repressalier, som fyring, forflytning, mangel på efteruddannelse, chikane, mobning o. lign. Beskyttelsen gælder også, hvis det er andre end virksomhedens medarbejdere – fx aktionærer, leverandører samt tidligere og kommende medarbejdere, som har indgivet en rapport. 

Falck og Carlsberg delte ud af deres erfaringer

På dialogmødet delte Mariëlle Pfann, Director Forensic Audits i Carlsberg og Martin Lønstrup, Chief Compliance Officer hos Falck ud af deres praktiske erfaringer med whistleblowerordninger.

De så begge en stor værdi i whistleblowersagerne. I Falck ser man stor værdi i sagerne, da de skaber en reel mulighed for at gøre virksomheden bedre, indefra. Falck har en flad struktur for, hvor man kan rapportere om uetisk adfærd. Det er underordnet, om henvendelsen kommer til HR, den juridiske afdeling, arbejdsmiljørepræsentanten eller whistleblowerordningen. Det centrale er, at der bliver rapporteret og, hvor det er nødvendigt, at en uvildig undersøgelse foretages. Igennem 2018 og 2019 har Falck haft et klart budskab, som ligeledes har været anvendt i flere kampagner: ’Help us and yourself maintaining a healthy working environment and a strong organisation’. Og der kommer flere henvendelser. Men det ser Martin Lønstrup ikke som et problem. Tværtimod.

’Vi ser det som meget positivt, at medarbejdere og samarbejdspartnere viser os den tillid at rapportere om deres bekymringer, observationer eller uetisk adfærd. Antallet af whistleblowerhenvendelser er steget markant siden 2017, hvor 95% af henvendelserne var anonyme. Nu er vi på 53% anonyme henvendelser i 2019, med væsentlig flere sager, hvilket vi ser om et tegn på tillid til funktionen og systemet, og det gør os i den sidste ende til en stærkere organisation. Data spiller en væsentlig rolle her, og vi vurderer løbende trends på tværs af vores globale forretning for at sikre en mere proaktiv tilgang og værdi for organisationen. Et eksempel kunne være at se på, hvilke lande der kommer henvendelser fra, for vi har bestemt et ønske om, at der kommer henvendelser fra alle de lande, vi opererer i, da det viser tillid til systemet’.

Både Carlsberg og Falck opererer både i højrisikolande jf. Transparency International’s index, og i lavrisikolande, som fx Skandinavien.

Grundigt efterforskningsdesign

Mariëlle Pfann fortalte nærmere om opbygningen af Carlsbergs whistleblowerordning, og om hvordan de griber undersøgelse af sager an. Det kræver både ekspertise og menneskekundskaber, da det ofte er følsomme emner, der rapporteres om. Det gælder hos whistlebloweren selv, og hos personer, der bliver beskyldt for fx bedrageri eller chikane, samt kollegaer, der bliver interviewet under sagens udredning. Derfor har Carlsberg udviklet en struktureret tilgang for, hvordan de gennemfører efterforskninger af denne karakter.

Samtidig kan der være store økonomiske konsekvenser i visse tilfælde. Tal fra Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) viser, at virksomheder mister op imod 5 % af omsætningen årligt pga. forskellige former for svindel. Der er altså også stærke økonomiske incitamenter til at håndtere sine risici for svig, at have en velfungerende whistleblowerordning og at skabe en stærk virksomhedskultur, hvor medarbejderne ’siger noget, hvis de ser noget’.

I Carlsberg er efterforskningsdesignet bygget op omkring en række faser:

• Indledende er det centralt at kvittere for modtagelse og danne sig et overblik over sagen, for derefter at
• Planlægge efterforskningen, herunder hvem der skal vide hvad, og hvem der skal
• Gennemføre efterforskningen og rapportere, herunder årsagsanalyse og udarbejdelse af efterforskningsrapport
• Endeligt skal der identificeres opfølgningspunkter, udarbejdes en analyse af rodårsag, samt fastlægges mulige konsekvenser og foretages en afslutning af sagen

Udvalget for samfundsansvar og bæredygtighed ser fleksible løsninger for mindre virksomheder

FSR – danske revisorers Udvalg for samfundsansvar og bæredygtighed ser positivt på direktivets mulighed for fleksibilitet i oprettelsen af whistleblowerordninger særligt for mindre virksomheder.

’Vi håber, at mindre virksomheder vil se oprettelsen af en whistleblowerordning som en mulighed for at få belyst emner, der ellers ikke ville se dagens lys. En sådan ordning fremmer god virksomhedsadfærd. Der er stor fleksibilitet i kravene til implementeringen, så man kan sætte store systemer op som Carlsberg og Falck, eller man kan starte med en simpel, intern ordning. Vi håber, at virksomhederne tage en snak med deres revisor om, hvilke mål der skal sættes for ordningen, for som vi har hørt fra Carlsberg og Falck, kan der være stor værdi i whistleblowerhenvendelserne’, udtaler Birgitte Mogensen, formand for Udvalget for samfundsansvar og bæredygtighed.