Den ultimative guide til CSRD-software: Fordele, ulemper og det med småt

Tusindvis af ansatte fra mange forskellige afdelinger kæmper i disse måneder med at få has på CSRD-arbejdet. De ønsker at forstå kravene til CSRD reporting og de standarder, der ligger til grund for direktivet. Oven i det kommer til spørgsmålet om, hvordan man indsamler data, involverer organisationer og ledelseslagene og ikke mindst, hvordan man holder styr på processen med den nødvendige dokumentation. Skal man investere i et værktøj? Kan man mon gøre det selv?

Lige præcis dét taler jeg med virksomheder, organisationer, brancheforeninger, banker, revisorer om. De spørger sig selv, hinanden – og mig – hvad de skal stille op. Jeg synes i al beskedenhed, at jeg ved, hvad der rører sig derude. Både det jeg selv har på hylden, og det man ellers kan få af fine ting på markedet.

Og hvad kan man så få? Jeg anerkender, at det er svært at danne sig et overblik. I grove træk findes der fire forskellige produktkategorier:

1. Excel-arket
2. ERP-software
3. Specifikt CSRD-software
4. ’All inclusive’ ESG-software

Hver især har de enkelte løsninger fordele og ulemper, som virksomheden må tage bestik af og gøre regnebrættet op. De forskellige løsninger skal jo holdes op mod, hvad virksomheden har af ambitioner, økonomi, kompetencer, systemlandskab, lovgivningskrav osv.

Denne artikel handler ikke om de enkelte leverandører. Det bliver for komplekst. Den handler alene om fordele og ulemper ved de fire løsningskategorier – og det bliver langt nok, som det er. Så lad os komme til sagen.

1. Excel – en klassiker… med tiden imod sig  

Hvis noget virker nyt og overvældende, ligger det dybt i menneskers natur at falde tilbage på det sikre. Det nemme. Mon ikke en del finansdirektører, ESG-specialister og andre med ansvar for virksomhedens CSRD-proces kan genkende de mekanismer – måske tilsat lidt sparsommelighed – når de vælger Excel til at bistå deres CSRD-arbejde?

Excel er i al fald det nemme valg - indtil det ikke er det mere, kunne man tilføje.   

I ni ud af ti tilfælde er Excel for mig at se lig med en ikke-beslutning. For de fleste i al fald. Dem, der ikke helt kan overskue at tage en beslutning eller er så usikre på, hvad det rigtige vil være for dem, at det bedste er at udskyde beslutningen. Enkelte virksomheder, jeg taler med, har dog virkelig taget et oplyst valg med fordele og ulemper. Det valg faldt så ud til Excels fordel, og det har jeg meget respekt for. 

Det vigtige er, at man måske en gang hvert halve år lige stempler ind og vurderer, om et stort regneark stadig er den rigtige løsning. Det kan det være, men man bør nok gøre sig klart, hvilke ting og typer af ulemper, der kan tippe balancen mod en anden løsning. 

Excel er utrolig nutidssikret, fordi vi kender systemet, og vores egne managementkonsulenter har for eksempel med stor effekt benyttet Excel – også til CSRD-arbejde. Men det er jo ikke et fremtidssikret valg, for du vil blandt andet selv skulle opdatere dit ’system’ med nyeste formalia og lovkrav. Det er tungt arbejde, kan jeg godt sige.

Her er min (ikke udtømmende) liste af fordele og ulemper:

ERP-software – det store dyr på savannen

Lad os gå videre til mulighed nummer to. Denne type løsning ligger nok imellem Excel-arket og de mere specialiserede CSRD/ESG-løsninger i den forstand, at det er et system, virksomheden typisk har i forvejen og føler sig nogenlunde trygge ved. Men – skal man huske – det er jo reelt et ganske komplekst system, når det kommer til stykket. 

Ofte vil det til syvende og sidst være en virksomheds finansdirektør, der har ansvaret for CSRD-arbejdet, så her vil nogle nok vælge det kendte, da de fleste ERP-systemer ’bor’ hos netop finans- eller regnskabsafdelingen. 

ERP, Enterprise Resource Planning, dækker reelt over mange muligheder, om end den finansielle del vejer tungt hos de fleste virksomheder. Derfor tilbyder en række ERP-leverandører også mulighed for at arbejde med ESG data og processer inden for samme platform. Hvis man har sagt ’accounting’ er det jo for eksempel nemt at sige ’carbon accounting’. To væsentlige regnskaber for ethvert større firma. Dermed rummer ERP-vejen den klare fordel, at nogle af de data, man gerne vil arbejde med, allerede ligger i systemet.

På den måde vil jeg vurdere, at ERP-vejen er både nem og svær på samme tid. Det lyder selvmodsigende. Sagen er, at man kan komme hurtigt i gang i et miljø, man måske kender, særligt hvis man arbejder i økonomifunktionen, men ERP-systemer er samtidig virkelig komplekse, og erfaringen har vist, at det fx kan være svært at få et ’nemt’ CRM-system, hvis man går med et stort system, der egentlig er bygget til noget andet. Jeg tror, det samme vil vise sig med CSRD-processen.

Men… så er der jo den mulighed, at man kan holde kompleksiteten lidt nede ved at se efter mulighed 3, nemlig de specialdesignede CSRD-systemer. De kan typisk integreres med ERP-systemet og vil for mange være nemmere, om end man jo så skal have fat i to leverandører.

Mulighed 2 rummer blandt andet disse fordele og ulemper i min bog:

CSRD-software – den nye pige i klassen

Her har vi at gøre med en meget ny type af software, som ikke var på markedet for bare et par år siden. De er nemlig skabt til specifikt at understøtte CSRD-processen. Dét er systemets helt klare fordel. Nogle systemer er rent på CSRD, mens andre tilbyder CSRD-moduler som en del af en pakkeløsning. Det er dog ikke givet, at du kun kan købe CSRD-modulet. I så fald er vi ovre i kategori 4 – det vender jeg tilbage til.

De fleste af disse software-systemer er små, intuitive og hjælper med at drive selve CSRD-processen fremad, trin for trin. Derfor er de attraktive for de mellemstore virksomheder uden dyb viden om CSRD - men mange store virksomheder vil faktisk også bare gerne have et nemt system. Work smarter, not harder, som det lyder. 

Jeg nævnte ERP-integrationer før, og de små CSRD-systemer kan typisk skræddersyes med en slags datawarehouse og API integrationer, sådan man kan linke op til de platforme, man finder nødvendige, uden at selve kernen i produktet bliver mere komplekst af den grund.  

Ulempen her er, at ingen i virksomheden reelt kender systemet endnu, da det modsat mulighed 2 og 4 ikke har haft en naturlig ejer i virksomheden. Derfor må man afklare, hvem der ’ejer’ processen og dermed systemet, om end det altid er en god idé at lave en slags kravsspecifikation på tværs af de relevante afdelinger. Den kan man så holde op mod de features, som software-leverandører kan præsentere. De fleste leverandører vil svare på den udfordring ved at designe et system, der er intuitivt og følger CSRD-processen med fx dobbelt væsentlighedsanalyse, gap-fit-analyse, rapportering osv.

Disse lidt mindre systemer vil ofte have et attraktivt prispunkt, hvor man modsat Excel-arket betaler en licens, men dog ikke en licens der vil kræve ekstra funding og interne godkendelser. 

Plusser og minusser vil være nogle af disse:

ESG all-inclusive software – den store buffet

Så er vi fremme ved sidste mulighed, når du vil softwareunderstøtte jeres CSRD-arbejde. De store ’all inclusive’ systemer, som jeg ynder at kalde dem. 

Disse systemer voksede typisk ud af behovet for at måle og rapportere på ESG-data bredt set. De vil nok kalde sig selv ESG-software mere end CSRD-software. Men med de nyeste direktiver har disse leverandører selvsagt også udviklet løsninger, der hjælper virksomhederne igennem CSRD-processen.

Dermed har disse leverandører typisk et navn særligt i bæredygtighedsafdelingerne hos de ESG-ambitiøse virksomheder, hvor de har understøttet ESG-arbejdet i flere år. Ikke bare med software men også med detaljeret viden bygget ind i løsningen. Nu kan man så tilkøbe CSRD-moduler, og opgaven er typisk at få overbevist andre afdelinger om, at denne type software vil være den rigtige vej at gå. Det kan være en betydelig udskrivning at gå ’all inclisuve’ men man får også meget med i pakken. 

Visse virksomheder har trods en betydelig størrelse endnu ikke et ESG-software system, og CSRD-arbejdet kan være det, der trigger behovet. Dermed kan virksomhederne få et ESG-system, der tilbyder ESG management for hele koncernen. 

Et sådant system kræver stort commitment med tanke på ressourcer og økonomi, så her må man skabe en stærk alliance på tværs af de berørte afdelinger og lave en solid business case og use case, sådan man får det maksimale ud af sin investering.

Leverandørerne i kategori 4 har typisk været Software-as-a-Service virksomheder med en start-up vibe men er ved at modnes og knopskyde. Det betyder også, at visse leverandører tilbyder tilkøb af ESG-eksperter. Det gør sig også gældende for visse leverandører i kategori 3.   

Denne artikel sidste fordele/ulemper skema ser sådan ud:

Hermed de fire kategorier og mit bud på den ultimative guide til CSRD-software, hvoraf ikke alting rent faktisk er CSRD-software. Men sådan er der jo så meget.

Jeg kunne lave en ganske lang liste af ting, du bør spørge din leverandør om, inden du køber. Vi har lavet nogle overordnede spørgsmål, du skal sørge for at afklare i din CSRD-proces, så lad mig være tro mod artiklen her og gå dybt med kun tre forhold, du skal tale med en mulig software-leverandør om:

A) Hvilke referencekunder har allerede implementeret systemet, og hvordan har det hjulpet dem? 
Efterspørg eksempler på kunder, der ligner jeres virksomhed, og hør om deres oplevelse med implementeringen og brugen af softwaren. Det kan give et realistisk billede af, hvordan systemet fungerer i praksis, og hvilke resultater andre har opnået.

B) Hvordan sikrer systemet, at CSRD-data opbevares sikkert og understøtter virksomhedens ansvar for opbevaring i mindst fem år, også i tilfælde af konkurs eller salg af leverandørvirksomheden?

Dette spørgsmål dækker både datasikkerhed, opbevaringsperioden og beredskabsplaner i situationer, hvor leverandøren af systemet går konkurs eller bliver solgt (ja, det kan jo ske). 
Spørg ind til, hvilke mekanismer og betingelser der er på plads for at sikre, at din virksomhed stadig kan få adgang til jeres data og opfylde opbevaringsforpligtelserne, selv hvis systemleverandøren ikke længere eksisterer eller ændrer ejerskab. Dette kan inkludere backupløsninger, dataeksportmuligheder og garantier i leveringsaftalen.

C) Hvordan understøtter systemet mulighederne for den mere fleksible indfasning af CSRD-datapunkter for virksomheder med op til 750 ansatte, herunder muligheden for at udelade eller delvist inkludere visse datapunkter de første tre år?
Dette spørgsmål fokuserer på, hvordan systemet hjælper virksomheder med at håndtere de gradvise indfasningsmuligheder i CSRD-rapporteringen. Spørg ind til, om systemet kan tilpasses til at udelade eller delvist inkludere specifikke datapunkter i overensstemmelse med standardernes krav, og hvordan det skelner mellem forskellige virksomhedsstørrelser - især de mindre virksomheder, der har mulighed for en længere indfasningsperiode. Dette sikrer, at systemet er fleksibelt og kan understøtte virksomhedens compliance-strategi over tid.