Sådan får du succes med din dobbelt væsentlighedsvurdering
I denne praksisnære Q&A får du ekspertens råd til det gode CSRD-arbejde. Vi taler om dobbelt væsentlighedsvurderingen, inddragelse af interessenter og workshops – og stiller de spørgsmål, der trænger sig på i danske organisationer.
Foto: Rambøll
Martin Christiansen, kommunikationsdirektør, taler med Anne Sofie Madsen, CSRD-ekspert, begge Rambøll Management Consulting. Sidstnævnte har senest fungeret som ekspert på Dansk Industris meget besøgte webinar-serie om ESG i værdikæden. Webinarserien har givet inspiration til en række af spørgsmålene i denne Q&A.
Martin: Vi skal tale dobbelt væsentlighed og herunder workshops i forbindelse med arbejdet. Men til en begyndelse: Du er i kontakt med mange virksomheder på tværs af brancher. Hvad kendetegner en virksomhed, der henholdsvis er bagud med dobbelt væsentlighedsarbejdet og en virksomhed, som er lige dér, hvor den bør være?
Anne Sofie: Noget af det, vi ofte ser, gøre en markant forskel er, hvorvidt det er en opgave som ledelsen anser som en vigtig prioritet. I de virksomheder, hvor det er tilfældet, er det ofte nemmere at få de nødvendige ressourcer stillet til rådighed. Modsat så ser vi, at der er virksomheder - og deres ledelser - der nok undervurderer, hvor mange ressourcer det faktisk kræver at få lavet en god dobbelt væsentlighedsvurdering.
M: Hvad er dit bedste råd til dem, der har noget at indhente?
A: Få buy-in fra ledelsen. Helt klart. Her skal man sørge for at forklare værdien i at få lavet en dobbelt væsentlighedsvurdering af god kvalitet. Det kan fx gøre det nemmere at komme igennem processen med tredjepartsrevision. En dobbelt væsentlighedsvurdering giver også nye strategiske indsigter, der kan skabe værdi for virksomheden.
M: Så det gode forarbejde lønner sig, lyder det til. Hvor ofte skal man lave en dobbelt væsentlighedsvurdering?
A: Dobbelt væsentlighedsvurderingen skal opdateres hvert år, så den afspejler virksomhedens aktuelle virkelighed og kan give brugerne af informationen i årsrapporten et retvisende og aktuelt billede af virksomheden. I og med det bliver en årlig øvelse for de virksomheder, der er omfattet, så er det rigtig vigtigt at få udarbejdet en god metode og få dokumenteret sin vurdering grundigt fra begyndelsen. Det gør det nemmere at genbesøge vurderingen de efterfølgende år, når det fremgår helt tydeligt, hvordan man kom frem til resultaterne i det foregående år.
Læs mere: ESG-værktøjskassen – hvad vi indtil videre har lært om dobbeltvæsentlighed.
M: Hvordan bruger man data ind i arbejdet med dobbelt væsentlighed – og hvilken data er i dine øjne bedst?
A: I vores projekter hos Rambøll Management Consulting arbejder vi med det, vi kalder et dokumentationshierarki. Det vil sige, hvilken form for dokumentation bygger vores vurderinger af væsentligheden af de forskellige indvirkninger, risici og muligheder som virksomheden har på.
Underbyggende data for vurderingerne er super vigtigt, også i forhold til dokumentation til revisor, men første gang man laver en dobbelt væsentlighedsvurdering - især hvis man er en mindre eller mellemstor virksomhed - vil der nok være en del af vurderingen, som bygger på former for dokumentation, der ligger lavere i hierarkiet. Det kan fx være eksterne rapporter, som ikke er specifikke for virksomheden. I de efterfølgende år kan man så forsøge at bevæge sig længere op i dokumentationshierarkiet, fx ved at udarbejde interne risikovurderinger og på den måde styrke fundamentet for ens vurderinger.
M: Har du et tip til et værktøj, man kan bruge i processen?
A: Ja, jeg har jo et udtalt bias her, må jeg indrømme. I Rambøll har vi digitaliseret og markant forbedret de Excel-baserede processer, vi selv har brugt med kunderne. Det gør, at vi nu har et online værktøj kaldet CSRD Navigator, som man også kan købe sig adgang til, hvis man selv vil stå for processen. Det er virkelig intuitivt og en kæmpe hjælp, blandt andet fordi det specifikt støtter CSRD-processen og ikke er et ’all-in-one’ ESG system.
M: Noget som mange er usikre på, er det med validering. Bør man få verificeret sin dobbelt væsentlighedsvurdering af en ekstern part, eller må man bare stole på, at den er ’god nok’?
A: CSRD kræver faktisk tredjepartsrevision, så det er rigtig vigtigt, at man grundigt dokumenterer den overordnede metode for, hvordan man har grebet sin vurdering an. Det vil sige, man skal kunne dokumentere, hvordan man har identificeret sine indvirkninger, risici og muligheder, hvilke grænser for indvirkningsvæsentlighed og finansiel væsentlighed man har anvendt til at vurdere deres væsentlighed, osv. I mange af vores projekter plejer vi af samme årsag at inddrage virksomhedens revisor i den indledende fase, hvor metoden fastlægges, så vi kan sikre os, at den stemmer overens med deres forventninger. På den måde arbejder man sig ikke ud af et spor, man efterfølgende må rulle tilbage ad.
M: Apropos eksterne. Skal - eller bør - man fra første færd involvere eksterne stakeholders, fx i workshops, eller kan man vente med det til senere?
A: Vi plejer først at involvere eksterne stakeholders, når vi har dannet os en god forståelse af virksomhedens væsentlige bæredygtighedsemner. På den måde er det nemmere at prioritere, hvilke emner man bør drøfte med hvilke stakeholders, så de ikke skal forholde sig til hele paletten, men kun de emner hvor deres input er særligt relevant.
M: Lad os tale lidt mere om de organisatoriske workshops. Hvilken rolle spiller de i forhold til det samlede arbejde med dobbelt væsentlighedsvurderinger?
A: Der er jo ikke et krav om, at man skal holde workshops, når man laver sin dobbelt væsentlighedsvurdering, men vi har erfaret, at det er et rigtig stærkt værktøj af flere grunde. Dels er det en effektiv måde at få lavet en indledende og grundig kortlægning af, hvilke indvirkninger, risici og muligheder der eksisterer i ens virksomheds værdikæde. Samtidig er det en eminent måde at få udbredt ESG-arbejdet og kendskabet til CSRD i virksomheden. Det kan gavne virksomheden på lang sigt, når alle de her nye bæredygtighedstiltag og dataindsamling faktisk skal implementeres i virksomheden.
M: Skal man holde en workshop for hver ESRS, eller kan man i din optik klare sig med færre?
A: Vi plejer at sige, at man kan holde alt fra ti workshops til blot en enkelt. Det vil altså sige enten en workshop per ESRS – og dem er der ti af - eller bare én workshop hvor alle ti emnespecifikke ESRS’er gennemgås.
M. Det var egentligt et stort spænd…
Ja, det er rigtig. Og i praksis ser vi, at jo større virksomheden er, desto flere workshops vil det som regel være nødvendigt at holde. De når i visse tilfælde op på ti. For mindre og mellemstore virksomheder har vi god erfaring med at holde 2-4 workshops. Det kunne være en workshop, hvor alle fem miljøstandarder behandles, og en anden hvor de fire sociale og governance standarden behandles. Det niveau kan de fleste overskue.
M: Hvor meget tid bruger virksomhederne – eller du og kolleger som konsulenter – på workshop-delen?
A: Man skal nok forvente at afsætte en halv til en hel dag per workshop og det samme til både forberedelse og opsamling. Så hvis virksomheden fx holder to heldagsworkshops, en om miljø og en om social og governance, så vil vi nok forvente at der også går to dage til forberedelse af de to workshops og to dage til opsamling.
M: Hvordan bør man forholde sig til skismaet mellem det kvalitative – altså at komme i dybden – og så det kvantitative – altså at hente input fra mange aktører?
A: Når vi holder workshops, forsøger vi at samle en bred skare af repræsentanter fra virksomheden i rummet, så vi kan få samlet en masse viden og belyst emnerne fra forskellige vinkler – dvs. forskellige funktioner, forretningsenheder, geografier, eller selskaber, hvis man er en del af en koncern, osv.
Med det sagt så skal man selvfølgelig ikke blot invitere mange “just for the sake of it”, men i stedet udvælge netop de medarbejdere, der besidder relevant viden om de emner, der skal diskuteres til workshoppen. For at få det bedste udbytte fra workshops er det derfor vigtigt, at deltagerne også oplever, at de kan bidrage til diskussionerne, og at det er en god brug af deres tid.
M: … og det gælder vel også ved inddragelse af eksterne, går jeg ud fra?
Ja, præcis. I forhold til involvering af eksterne interessenter til interviews efter den indledende kortlægning og vurdering, så anbefaler vi også altid kvalitet over kvantitet. I stedet for at sende et spørgeskema ud til 100 samarbejdspartnere tror vi på, at tiden er givet bedre ud, og de indsigter man får, er mere værdifulde, hvis man afholder måske en håndfuld dybdegående interviews med virksomhedens vigtigste interessenter.
Og så er vi vel tilbage ved begyndelsen, hvis jeg skulle opsummere: Vær grundig fra start, læg vægt på kvalitet og engagér de væsentligste stakeholders i den rigtige rækkefølge. Dét er grundlaget for succes.
Hvis du vil vide mere om emnet, kan du få hjælp af Anne Sofies quick guide om kortlægningsworkshops eller se ét af Dansk Industris webinarer om ESG i værdikæden med fokus på workshops.
