Effektiv ESG-rapportering: Seks praktiske råd!

... Vil du hellere høre artiklen? Så hop direkte til vores podcast her.

Det ville være en underdrivelse at sige, at CSRD-lovgivningen (Corporate Sustainability Reporting Directive) og de underliggende ESRS-drafts (European Sustainability Reporting Standards) er simple at forstå.

For de nye EU-krav til ESG-rapporteringen er omfattende og en væsentlig opgave at komme i mål med. Derfor er der god grund til at reflektere over, hvad du ønsker at opnå med din ESG-rapportering, inden du dykker helt ned i CSRD.

Med CSRD følger både nye KPI’er, tilpasninger til eksisterende KPI’er og underliggende datapunkter samt krav om revisionserklæring med begrænset sikkerhed (limited assurance). Det er og bliver en betydelig opgave for mange, og derfor er det væsentligt at være bevidst om, hvornår du evt. bliver omfattet af nye og yderligere krav, da det afhænger af branche, regnskabsklasse og ejerstruktur. For NFRD-omfattede (Non-Financial Reporting Directive) – primært børsnoterede – virksomheder rammer det allerede i 2024.

Ud over fortolkning af den nye lovgivning i form af ESRS-drafts bliver nogle af de helt store udfordringer at opnå en tilstrækkelig høj datakvalitet og at få skabt solide interne processer, der sikrer effektiv drift og opnåelse af den krævede revisionserklæring.

CSRD bringer dog ikke kun udfordringer med sig. Det er en god mulighed for at ensrette rapporteringskrav og definitioner på efterspurgt materiale på tværs af interessenter. På den måde opnår vi større sammenlignelighed på tværs af virksomheder og hermed også mulighed for at reducere arbejdsbyrden internt.

ESG-rapportering sat i Basicos Change Model

4-trins metode og struktureret tilgang til afklaring af krav og etablering af processer og system.

Seks praktiske erfaringer, du kan gøre brug af

Når du ændrer i eksisterende rapportering eller forsøger at etablere ny rapportering, vil der opstå uforudsete udfordringer, der skal håndteres – implementering af CSRD bliver ingen undtagelse.

1. Basis
I stedet for forhastet at forsøge at rapportere på ALT – så prøv at få afklaret minimumskrav.

2024 vil for mange være året, hvor de foretager limited assurance på ESG-rapporteringen for første gang. Og er du i færd med at definere eller tilpasse din ESG-rapportering hertil, kan du bruge 2023 på at få etableret en stærk base og proces for din rapportering.

Med de nye rapporteringskrav i form af ESRS kan du med fordel begynde med at afdække minimumskrav, så du ved, hvilket rapporteringsbehov du som udgangspunkt skal forholde dig til. Herefter gælder det om at få opbygget et solidt fundament af etablerede processer, som afdækker områder såsom dataindsamling, interne kontroller, retningslinjer, rapportering og support.

At få strukturen på plads er samtidig en god forberedelse til den fremtidige limited assurance.

Find evt. inspiration i vores change model, der også kan bruges som en metode til design og implementering af en basal ESG-rapporteringsmodel.

2. Placering
I stedet for at oplære kollegaer uden for finans om revision – så prøv at overveje, om ESG hører hjemme i finans.

Kommunikation hører naturligt hjemme i kommunikationsafdelingen, ligesom datarapportering, controlling og revision hører hjemme i finans. Finans har gennem mange år forfinet de processer og den disciplin, som en effektiv rapporteringsproces og revision forudsætter, hvorfor du med fordel kan placere ejerskabet for ESG-rapportering i finans. Så når revisionen banker på, eller du får spørgsmål fra stakeholdere, så ved du, at data og rapportering har været igennem samme proces og kvalitetssikring som den finansielle rapportering.

Det har Partner Morten Virenfeldt skrevet om i artiklen: ESG er flyttet ind i finans.

3. KPI’er
I stedet for at antage, at der er intern enighed om nye datapunkter og rapporteringsprocessen – så prøv at teste datakvaliteten.

Datakvalitet og anvendelighed hænger unægteligt sammen. Derfor er det nødvendigt at optimere og arbejde med datakvalitet, specielt fordi ESG fortsat er et nyt område, hvor tolkninger og forståelse stadig er under opbygning.

Det vil formodentlig også kunne ses i forbindelse med testrapporteringen, hvor kvaliteten tryktestes. Her er det vigtigt at tage stikprøver af de rapporterede værdier og den underliggende dokumentation eller tværgående benchmarks, der kan hjælpe med at identificere outliers.

Der kan være flere grunde til, at datakvaliteten ikke er i top. Nogle af de typiske er:

• Fejl i måleenheder eller forkert konvertering fra en enhed til en anden
• Misforståelse af retningslinjer eller mangel på træning
• Uklarhed omkring perioden for rapporteringen eller mangel på rettidig adgang til data
• Ufuldkomne data ift. rapporteringsscope (fx oversete elmålere i en bygning).

Typisk handler det om en manglende anerkendelse af, at rapporteringen er ny, og at det kræver en betydelig indsats at sikre såvel guidelines som forståelsen heraf samt erfaring med selve rapporteringen og data.

4. Ny værdi
I stedet for at anskue ESG-rapporteringen som compliance – så prøv at se værdien i nye data.

Der er uden tvivl viden at hente fra ESG-rapporteringen: Udviklingen i elforbruget kan afsløre tendenser og optimeringsmuligheder i form af adfærd eller infrastruktur på tværs af bygninger, sites, produktionsmaskiner eller lignende.

Eller måske bliver det klart, at din medarbejderomsætning er for høj og resulterer i et unødigt tab af viden og ekstraordinære omkostninger til rekruttering.

Det kan også være, at du kan konvertere et overblik over udledningen i produktionen til en konkurrencemæssig fordel over for nye kunder eller til nye produkter. Uanset hvad er udledningen fra produktionen omfattet af CSRD og indgår i dine CSRD-omfattede kunders CO2-regnskab.

Erfaringen viser, at der oftest er gode muligheder for at kombinere krav om compliance med nyttig viden og mulighed for værdiskabelse.

5. Samarbejde på tværs
I stedet for at tro, at du kan komme i mål alene – så prøv at bruge hele organisationen.

ESG-rapportering er en tværgående opgave med forgreninger til store dele af din organisation. Den viden, det kræver i forbindelse med dataindsamling, er i stor grad forankret uden for finans, og derfor bør processen tilpasses, så de respektive teams involveres. Fx kan du med fordel inddrage Quality samt Health & Safety ift. at levere input om arbejdsskader og sygdoms-/fraværs-KPI’er.

Eller du kan inddrage Facility Management ift. indsamling af bygningers forbrugsdata.

På samme måde kan Legal eller Compliance hjælpe med emner såsom whistleblowing og code of conduct.

Brug de eksperter, du har i organisationen, som er fortrolige med emnerne under ESG-paraplyen.

6. Rapporteringsfrekvens
I stedet for kun at rapportere én gang om året – så prøv at sætte en hyppigere rapporteringsfrekvens.

Der er mange grunde til ikke at vente til slutningen af året med at se på, hvordan ESG-tallene ser ud.

Forestil dig et scenarie, hvor der ikke er nogen løbende finansiel rapportering. Du får blot en overraskelse i slutningen af året. Hyppigere rapportering hjælper dig med at følge tendenser og mål og giver dig mulighed for at rette op på proces- eller rapporteringsfejl i løbet af året – det samme gælder for ESG!

En hyppigere frekvens vil fremme forankring og ejerskab af processerne og gøre det muligt at arbejde mere målrettet med de rapporteringsansvarlige om bl.a. datakvalitet og datatilgængelighed.

Glem ikke, at det ofte er de samme mennesker, der er ansvarlige for årslukket af den finansielle rapportering, som bliver involverede i eller ansvarlige for ESG-rapporteringen. Det kan derfor være en fordel ikke at lægge størstedelen af arbejdet med ESG-rapporteringen oven i årslukket, da det ikke er muligt at håndtere de næsten uundgåelige diskussioner, der vil opstå om ESG-retningslinjer, data og kvalitet, uden at det påvirker deadlines på deres andre opgaver.

Ovenstående seks punkter udgør nogle generelle udfordringer ved etablering eller tilpasning af ESG-rapportering, som vi håber, kan hjælpe dig i sikkert i mål.

Har du styr på dit ESG-setup?

To af de områder, der volder problemer i mange virksomheder i forbindelse med ESG-rapporteringen, er at få skabt en operationel driftsmodel for ESG-rapporteringen og at sikre den ønskede datakvalitet. I Basico kan vi hjælpe dig både med ESG-datafangst og med at få skabt en ESG-operating model. Læs mere om vores tilgang her.