Skal du investere i ESG-software?

Du er klar til at vælge ESG-software til din virksomhed, når du ...

1 Kender din virksomheds rapporteringskrav

For at kunne vælge den rigtige løsning til at understøtte din virksomheds behov på ESG-området er det nødvendigt at kende virksomhedens rapporteringskrav. For der findes (desværre) ikke noget software, der kan fortælle dig, præcist hvad din virksomhed skal rapportere. Det er en øvelse, du skal igennem selv, og har du ikke været det endnu, er det et oplagt første skridt.

2 Kender den interne og eksterne efterspørgsel efter data

ESG-rapportering er mere end bare compliance. Derfor er det en god ide at afdække din virksomheds interne såvel som eksterne efterspørgsel efter data, hvad end det er i form af KPI’er eller politikker.

Ekstern efterspørgsel kan fx være, hvis dine kunder efterspørger data, som det ikke er lovpligtigt at rapportere på, men som – hvis de indtænkes i jeres ESG-rapportering – kan give din virksomhed en konkurrencefordel. Det kan fx være i form af CO2-udledning pr. produkt, så jeres virksomhedskunder kan bruge tallet i deres egne ESG-rapporter.

Intern efterspørgsel kan være data, som der er en intern interesse i virksomheden for at kende til – fx i forhold til ligestilling og diversitet eller rapportering af overtid eller turnover.

Hvis du ved, hvilke datapunkter der er særlig efterspørgsel efter, før du vælger ESG-software, er du også bedre klædt på til at vælge den rigtige softwareløsning. For der findes fx softwareløsninger, der primært understøtter ’E’-delen af ESG, og det vil være ærgerligt at vælge sådan en løsning, hvis din virksomhed har størst efterspørgsel efter data vedrørende ’S’- eller ’G’-delen.

3 Har identificeret informationskilder

Et andet punkt, som det er godt at have undersøgt på forhånd, er, hvor informationen til din virksomheds ESG-system skal komme fra – skal det komme fra et andet system, eller vil du bruge ESG-systemet til at indhente og distribuere nye data?

Din virksomhed har sandsynligvis allerede en lang række informationskilder til rådighed, som kan bidrage med data. Fx kan jeres HR-system og FM-system være informationskilder på henholdsvis ’S’- og ’E’-delen af ESG.

4 Har etableret processer for dataindsamling og datakontrol

Det er en god ide at lave en ansvarsfordeling for dataindsamlingsprocessen og for kontrol af data, inden du vælger ESG-system.

For hvem har ansvaret for, at dataene er korrekte – er det det dem, der sender data ind, er det dem, der ejer systemet, eller er det dem, der laver selve ESG-rapporteringen? Og hvem laver stikprøver på virksomhedens data og kontrollerer, at det, der er indrapporteret, giver mening?

At kontrollere og kvalitetssikre din virksomheds data kan også hjælpe resten af virksomheden med at opdage, om der er noget galt et sted – og det giver fordele, som rækker ud over ESG-området. Hvis din virksomhed fx har to varelagre i det samme land, og det ene rapporterer et uforholdsmæssigt højt gasforbrug pr. kvm. i forhold til det andet, er det sandsynligvis noget, I har brug for at undersøge og rette op på med det samme.

5 Kender dine krav til datakvalitet

Du kan også med fordel afklare, hvilke krav din virksomhed stiller til datakvalitet. Der findes nemlig ikke et ESG-værktøj, der kan fortælle dig, hvad der er gode eller dårlige data.

En god måde at sikre datakvaliteten på er at vælge et ESG-værktøj, hvor du kan uploade dokumentation direkte i systemet. På den måde sikrer du, at der er sammenhæng i din virksomheds data, og at al relevant dokumentation ligger samlet i systemet, så alle, der skal bruge den, har adgang til den – og nemt kan kontrollere dokumentationen.

... og når du har ressourcerne

Når du har afdækket din virksomheds behov, er du ved at være klar til at vælge ESG-værktøj. Men hvis dit ESG-værktøj skal forankres i virksomheden og skabe værdi for jeres ESG-proces, anbefaler vi også, at du overvejer, om din virksomhed …

1 Har kapacitet til at sikre forankring i virksomheden

Hvis du ikke har afsat tid og penge på forhånd til at forankre ESG-rapporteringsprocessen i virksomheden og givet medarbejderne mandat til at prioritere rapporteringen, er der risiko for, at opgaven ikke bliver prioriteret.

Det er derfor nødvendigt, at du på forhånd sætter ressourcer af til såvel implementering af systemet som til etablering af processerne og selve rapporteringen. For en ting er at købe et system, men det kommer ikke ud at leve, hvis der ikke er afsat nogle ressourcer til implementering og forankring i form af arbejdstimer, oplæring eller ekstern hjælp, hvis I ikke har fagligheden inhouse.

2 Kan opnå economies of scale

Det vil også være en fordel for dig at overveje, hvor mange medarbejdere der skal sidde med ESG-rapporteringen, inden du vælger en softwareløsning.

Har din virksomhed 80 ansatte, der skal bruge værktøjet, giver det god mening at vælge et system, der er gearet til mange brugerindgange, og som muliggør konsolidering af data. Men hvis du har en mindre virksomhed med lav kompleksitet, er der ikke det samme behov for et stort system. Og det fører os til det sidste punkt, nemlig om du …

3 Har undersøgt, om du allerede har nogle systemer, du kan bruge til opgaven

Der kan også være god ræson i at overveje, om din virksomhed i forvejen har nogle rapporteringsværktøjer, som folk bruger og synes fungerer, og i så tilfælde at udvide de systemer i stedet for at investere i et nyt.

Det er ofte en krævende proces at introducere et nyt system og at gøre organisationen fortrolig med det, og du kan potentielt spare tid, penge og frustrationer ved at bygge oven på det, virksomheden har i forvejen.

Når du har gennemgået ovenstående overvejelser, er du godt klædt på til at finde og udvælge den bedste ESG-softwareløsning til dine behov.

Hvis du ikke kan finde det perfekte match blandt de løsninger, der allerede eksisterer på markedet, så fortvivl ikke.

Markedet for ESG-software undergår nemlig en rivende udvikling, og der kommer løbende nye værktøjer og funktioner, i takt med at ESG bliver et mere etableret felt. Så hvis din ideelle løsning ikke findes endnu, kan der være værdi i at begynde med det, du har, og at afvente, hvilke muligheder markedet byder på i de kommende år.