Gap-analysen: Et vigtigt skridt mod CSRD-rapporteringen

Lad os kigge nærmere på gap-analysen. Gap-analysen starter efter I har færdiggjort jeres dobbelt væsentlighedsanalyse, hvilket har givet jer en liste over de væsentlige bæredygtighedsemner som dermed skal indgå i jeres CSRD-rapportering. Første skridt i gap-analysen er at foretage en datapunktsanalyse der giver det fulde overblik over de specifikke oplysningskrav og datapunkter, som I skal have med i jeres CSRD-rapportering.

Datapunktsanalysen

Analysen fungerer som en filtreringsmekanisme hvor I “hælder” jeres dobbelt væsentlighedsanalyse ned i toppen, og i bunden står I tilbage med en færdig liste indeholdende de datapunkter, som skal inkluderes i jeres bæredygtighedsrapport. 

Som min illustration nedenfor viser, så består “tragten” af tre dele:

1. Øverst har vi de væsentlige ESRS-standarder, som jeres dobbelt væsentlighedsanalyse har udløst.
2. Under hver standard, ligger oplysningskravene. Her skal I tage stilling til væsentligheden af hver af disse oplysningskrav. Vær opmærksom på, at de oplysningskrav relateret til ESRS 2 skal inkluderes. Herudover indeholder hver standard oplysningskrav relateret til politikker, handlingsplaner og målsætninger (policies, actions & targets). Disse skal oplyses i henhold til minimumsoplysningskravene (Minimum Disclosure Requirements).
3. Hver væsentligt oplysningskrav indeholder en række datapunkter. Sidste skridt i datapunktanalysen er derfor at vurdere væsentligheden af datapunkterne.

Men hvordan vurderer man væsentligheden af et datapunkt? Her foreskriver ESRS 1, paragraf 31, at man vurderer væsentligheden af et datapunkt ud fra to faktorer:

1. Nødvendigheden af informationen i forhold til at beskrive det pågældende emne til fulde. (med andre ord, bidrager det til at fortælle om, hvordan I håndterer jeres IROs indenfor emnet).
2. Informationens evne til at påvirke jeres interessenters beslutninger (med andre ord forventes det af jeres interessenter, at I oplyser om dette, hvad enten det er interessenter der har finansiel interesse i jeres virksomhed eller interessenter der er påvirket af jer).

Hvis hverken 1. eller 2. er gældende for det pågældende datapunkt, kan det udelades af jeres rapport uden yderligere forklaring.

Gap-analysen

Gap-analysens formål er nu at få kortlagt jeres eventuelle “data-huller”, som der måtte være mellem jeres nuværende data- og rapporteringsstruktur, og de væsentlige datapunkter, som skal inkluderes i jeres CSRD-rapportering. Der er mange måder at gribe opgaven an på, og der findes ikke nogen formel for gap-analysen, da konteksten ift. industri, organisation, kompetence- og ambitionsniveau for den konkrete virksomhed spiller en stor rolle. I SustainX anbefaler vi, at I stiller nedenstående 6 spørgsmål, som kan danne rammen for jeres gap-analyse.

1. Rapporterer vi allerede på datapunktet? Og på hvilket niveau?
2. Hvor langt er vi fra at kunne rapportere fuldt ud i henhold til ESRS?
3. Hvad er vores ambitionsniveau på området?
   • Jeres DMA kan her hjælpe jer med at prioritere jeres dataarbejde og fastlægge jeres ambitioner på de specifikke dataområder i forhold til, om I blot ønsker at møde minimumsoplysningskravene (MDR) eller om I ønsker at være “best-in-class”.
4. Hvor stor en indsats er nødvendig for at opnå tilstrækkelige data?
   • Her kigger vi på den interne ressourceallokering og hvor meget arbejde, som der ligger i at lukke “data-hullet”. Kræver et område, eksempelvis, en helt ny politik inklusiv en governance omkring, hvordan den nye politik implementeres og vedligeholdes? Eller har I allerede det meste på plads, og mangler blot at lave et par enkelte ændringer til en eksisterende politik eller datapunkt?
5. Hvornår kan vi begynde at arbejde med datapunktet?
   • Kan I allerede begynde umiddelbart efter gap-analysen med at udarbejde og implementere den nye politik, målsætning, handlingsplan eller datastruktur? Eller skal I afvente til rapporteringsåret er slut, før at I kan indsamle den nødvendige data?
6. Hvem “ejer” rapporteringen i jeres organisation?
   • Sidste spørgsmål omhandler jeres organisation. Hvordan organiserer I jer og optegner den nødvendige governance til at kunne levere på de nødvendige datapunkter i jeres CSRD-rapportering? Hvem har ansvaret for hvilke datapunkter? Hvordan sikrer vi en optimal arbejdsproces, herunder kommunikationskanaler, som kan understøtte rapporteringen?

Disse spørgsmål er fundamentet for analysen og skal besvares for alle de væsentlige datapunkter.

Helt praktisk, så har vi, i SustainX, lavet et gap-tool, som baserer sig på denne Excel-liste fra EFRAG over alle standarder, oplysningskrav og datapunkter. Gennem værktøjet kan vi integrere ovenstående spørgsmål med de væsentlige datapunkter og på den måde samle al data ét sted. Det giver overblik og det giver os muligheden for at lave en struktureret gap-analyse af datapunkterne.

Søstrene Grene’s gap-analyse (Interview)

En virksomhed, som har været igennem processen med at udarbejde en gap-analyse er den danske butikskæde Søstrene Grene. Vi inviterede virksomhedens Head of Sustainability, Liv Vestergaard, til en snak om deres gap-analyse.

Kan du fortælle lidt om Søstrene Grenes ESG-rejse?

Kort fortalt er Søstrene Grene en retail-virksomhed med lidt over 300 butikker rundt omkring i Europa - både egne butikker og franchise. Så der er meget at holde styr på i den her ESG-rejse. Vi har arbejdet med ansvarlighed lige siden starten i 1973, og tilbage i 2019 udgav vi også vores første ansvarlighedsrapport. Her beskrev vi vores indsatser inden for produktsikkerhed, certificeringer, leverandører, miljø og samfund. De senere år er vi begyndt at arbejde mere med CSRD og har også aflagt klimaregnskab de seneste tre år.

At vi har arbejdet inden for det her område i mange år, betød også, at vi ikke var på bar bund, men allerede havde et godt udgangspunkt, da vi begyndte på arbejdet med CSRD. Vi manglede dog det fulde overblik, som den nye CSRD-lovgivning kræver. Derfor tog vi fat i SustainX, som kunne hjælpe os med at komme "helt op i helikopteren” og hjælpe os med at arbejde systematisk igennem den nye lovgivning, så vi kan sikre os CSRD-compliance, når vi begynder at rapportere i 2025/2026.

Hvem i jeres virksomhed blev involveret i gap-analysen?

I min afdeling har vi en stor aktie i “sustainability”, fordi vi favner en stor del af E’et og S’et i værdikæden. Men det er et forretningsprojekt, så vi har naturligvis haft mange forskellige afdelinger involveret i analysen. Det gælder både vores HR-afdeling på S-delen, og også vores kommunikationsafdeling, da meget også skal kommunikeres ud både under arbejdet med rapporteringen, men også efterfølgende. Vi har naturligvis også haft vores finansafdeling og vores indkøbsafdeling med.

Hvad mener du var vigtigt for, at jeres proces blev mest mulig effektiv?

Først og fremmest var det rigtig dejligt at finde ud af, at vi ikke skulle rapportere på alle punkterne. Der er jo over 1.000 forskellige datapunkter. Men gennem først dobbelt væsentlighedsanalysen og bagefter datapunktsanalysen, fik vi sorteret halvdelen af datapunkterne fra og ved at svare systematisk på en række spørgsmål, fik vi kogt det yderligere ned til de mest væsentlige punkter og blev klar til gap-analysen. Så hele den indledende øvelse var vigtig for os.

Var der nogle overraskelser eller learnings efter gap-analysen?

Ja, bestemt. Vi fandt ud af, at selvom vi gjorde mange af tingene i forvejen, så var det ikke det hele, som vi havde nedskrevet i nogle klare processer.  I forhold til produktsikkerhed har vi naturligvis nogle klare sikkerhedsprocedurer for, hvordan vi tester og risikovurderer produkter. Men vi havde ikke politikker, målsætninger og handlingsplaner nedfældet på en måde, som ESRS-standarderne kræver det. Så gap-analysen har været rigtig god for os, da vi har fået en større forståelse for, hvad vi skal gøre for at være CSRD-compliant, når vi skal til at rapportere.

Hvordan har gap-analysen påvirket jeres overordnede ESG-strategi og fremtidsperspektiver på bæredygtighedsområdet?

Man kan helt klart bruge flere ting fra gap-analysen til en ny ESG-strategi. Gap-analysen og dobbelt væsentlighedsanalysen tydeliggør, hvilke områder, som er væsentlige for Søstrene Grene. Hermed bliver det nemmere at lave en rød tråd fra analyserne, til vores CSRD-rapportering og hele vejen op til den overordnede strategi, og de målsætninger, som vi gerne vil løbe efter. Det er vigtigt, at man bliver helt skarp på sine målsætninger og overordnede strategi. Der kan gap-analysen spille en markant rolle.

I forhold til næste skridt, hvordan strukturerer I så jeres dataindsamling?

Ud fra den overordnede analyse er vi ved at få lavet en governance-struktur i organisationen med hensyn til, hvem der skal have ansvaret for hvad i rapporteringsfasen. Det er vigtigt at få ansvaret fordelt blandt de rigtige afdelinger, så vi får et godt set-up for CSRD-rapporteringen år for år.

En anden god ting ved at få spredt rapporteringsansvaret ud på forskellige afdelinger, er at bæredygtigheds-mindsettet kommer mere ud at leve i hele organisationen, da mange mennesker skal bidrage til rapporteringsprocessen. Dermed bliver det forankret i hele virksomheden, og vi får en fælles retning for arbejdet med CSRD.